Projektstyringsværktøj - få de bedste resultater

Tidsplaner og projekt omkostninger

Det optimale tidsforbrug og de optimale omkostninger i et projekt er lig det budgetterede, ikke mere ikke mindre. Årsagen til at et projekt, der performere bedre end det budgetterede, ikke er bedre end et, der performere til budget, er at forecasts for tidsforbrug og omkostninger har konsekvenser for firmaets resultater.

Projekter planlægges med en vis margin i forhold til omkostninger og tidsforbrug, men jo mindre denne margin er, jo færre penge spildes i forhold til reallokering af omkostninger og ressourcer.

Hvis et firma i gennemsnit har 10 projekter i gang pr. uge, som hver har allokeret 500 mandetimer, så vil for høje tidsestimater i værste fald medfører at der ikke er arbejde til projektteamet i nogle uger. For lave estimater vil medføre uger, hvor det er nødvendigt at tilføre team ressourcer udefra. Begge dele har negative økonomiske konsekvenser for firmaet. Det er årsagen til at et tidsestimat så tæt på det reelle forbrug er optimalt.

Hvis omkostningsforecastet er under budget så er det umiddelbart positivt. Tilsvarende er et forecast over budget negativt. I praksis er begge dele ikke til fordel for firmaet. Salgsorganisationen beregner deres dækningsgrad ud for forskellige parametre, herunder omkostningsforecastet for projektet. Jo mere nøjagtigt budgettet er, jo bedre kan salgsorganisationen ramme den rigtige pris og dermed øge konkurrenceevnen. Og øget konkurrenceevne medfører flere projekter, hvorved firmaet kan vækste organisk.

Vurdering af projektets slutresultat

Den sidste del af en projektleders KPI’er er vurdering af slutresultatet. Dette vil altid være en subjektiv vurdering.

Vurderingen kan opdeles i

• Den interne vurdering
• Kundevurdering
• Lovmæssige krav

Alle 3 vurderinger skal gerne være positive.

Et projekt er en organisk størrelse, som gennem projektets levetid udvikler sig. Både projektteamet og kunden får større og større indsigt i projektet hen over tid. Den større indsigt kan medfører at projektet kan ændre sig under vejs. De ting som man anså for vigtige i projektets initial fase, kan vise sig at være mindre vigtige og der kan opstå behov tilføjelser af nye krav eller ændringer i eksisterende krav. Lige som lovkrav og markedsbevægelser kan ændre i projektets scope.

Af de årsager vil et projektresultat, der lever op til kravene i projektets startfase, ikke nødvendigvis vurderes som positivt.

En væsentlig faktor er at afstemme kundens forventning i forhold til det som firmaet har lovet. Kunden kan have en forventning om at modtage et produkt/ en service, som kvalitetsmæssigt ikke stemmer overens med projektets økonomi.

Standardeksemplet er køb af en bil. Kunden ønsker en ny bil, sælgeren er veltalende og giver indtryk af at kunden køber en Audi, hvor der reelt er tale om en Suzuki. Det giver problemer i forhold til kundens forventninger og firmaets evne til at leve op til dem.

For at opnå en positiv vurdering fra alle parter skal alle gaps i forhold til kundens forventninger til projektet afklares. Parterne skal identificeres og der skal udarbejdes en kommunikationsplan, som der løbende følges op på i projektets levetid. Sandsynligheden for en god vurdering af projektledelsen vil stige og selv dårlige projekter kan få en god vurdering.

Hvordan opnår projektlederen det gode resultat

For at opnå gode resultater med et projekt skal projektlederen udarbejde en projekt plan, hvor tidsplan og omkostninger holdes, og målet er at opnå en positiv vurdering af alle parter. Samtidigt ved projektlederen, at projektet sandsynligvis vil ændre sig undervejs, hvilket påvirker de 3 faktorer.

Et projektstyringsværktøj kan hjælpe projektlederen i at opnå sine resultater, såfremt værktøjet er tilpas agile og fleksible. Et projektstyringsværktøj skal være tilpasset firmaets projektarbejdsmetoder og hjælpe projektlederen og projektteamet igennem hele projektet.

Hvad er et optimalt projektstyringsværktøj

Formålet med et projektstyringsværktøj er at hjælpe projektlederen og teamet igennem hele projektforløbet. Et projektstyringsværktøj skal sikre at projektet følger de politikker, der er i firmaet og give overblik over projektet.

Optimalt giver et projektstyringsværktøj en beskrivelse af firmaets beslutningsstruktur i forhold til projekterne. Hvem godkender overordnet projekter, hvem er medlem af hver af projekternes styregrupper og hvem er i projekternes teams.

Ep projektstyringsværktøj skal hjælpe brugere med at give indsigt i projektet og gøre projektlederen i stand til at handle proaktivt for at sikre projektets fremdrift. I et projektstyringsværktøj som Proglar kan projektfaser defineres af firmaet selv. Et eksempel på et faseforløb er vist nedenfor.

Projektledelsesfaser - et eksempel

Et projekt har en livscyklus som kan opdeles i faser. Mange firmaer har deres egne definitioner på faser. For eksempel kan faserne være:

• Koncept og ide
• Planlægning
• Eksekvering / monitorering
• Leverance og afslutning

Koncept og ide fase

I koncept og ide fasen vurderes projektets værdi. Forretningsmål, projektforudsætninger, antagelser, sammenhænge og udeladelser udarbejdes i et projekt scope - definitionen for projektet. Business case for projektet stilles op, hermed kendes målsætningen for omkostningerne.

Det er i denne fase at kunden accepterer forudsætninger og definitioner for leverancer, samt opstiller evt. krav i forhold til deadlines for leveringer.

Hvis det vurderes at projektet er levedygtigt, flyttes projektet til næste projektfase: Planlægning.

Planlægningsfase

I planlægningsfasen bearbejdes projekt scopet og der udarbejdes en detaljeret plan for projektledelsen. Projektlederen udarbejder en kommunikationsplan for interessenter og teamet vælges.

Når projektet bevæger sig fra scope til en detaljeret plan er der en risiko for at forudsætninger, antagelser, sammenhænge og udeladelser ikke overføres til de enkelte opgaver i planen.

Ved at bruge et projektstyringsværktøj som Proglar kan du indarbejde dem i en projekt model, som kan overføres de alle opgaverne. Proglar projekt model bygges op af en række undermodeller, der til sammen beskriver det fulde projekt. Det giver overblik over sammenhænge og minimere fejlraten i projektet. Modellerne kan automatisk overføres til en projekt tidsplan indeholdende alle opgaver, som kræves af projektet. Tidsplanen tager forbehold for evt. sammehænge og om en opgave skal fuldføres før en anden.

Når der sker ændringer i projektet, så ændres projekt modellen og i Proglar projekt model vil det være tydeligt hvordan det påvirker de enkelte opgaver. Det vil være tydeligt hvilke opgaver, som det er nødvendigt at genbearbejde, hvilket igen minimere fejlsøgning.

Kompetencematrix

For at vælge den rette sammensætning af projektteamet, skal projektlederen vurdere hvilke kompetencer, som teamet skal besidde. I et projektstyringsværktøj som Proglar kan det vælges at indsætte kompetencer for hver undermodel. Projektlederen får herved hurtigt og nemt et overblik over de kompetencer, som teamet skal have. Og giver projektlederen bedre mulighed for at vælge det rette team.

Eksekvering / monitorerings fase

I nogen tilfælde er fasen opdelt i to faser: eksekvering og monitorering. I praksis foregår eksekvering og monitorering parallelt. Derfor er det en fase her.

I denne fase udfører teamet alle projektopgaverne og projektlederen monitorer projektets fremdrift.

En opgave kan beskrives ved: hvad skal udføres, hvem skal udføre den, hvor lang tid tager den og hvordan verificeres den. Opgaven har et status forløb som for eksempel: Planlagt, Åben, I gang, Test og Afsluttet. I et projektstyringsværktøj som Proglar kan status forløbet defineres af firmaet selv, sådan at forløbet svarer til firmaets processer.

Leverance og afslutningsfase

Når alle opgaver er afsluttet og godkendt er projektet klar til endelig leverance og kunden godkender leverance. Herefter kan projektet afsluttes.

Projektledelsesmetoder

Der er mange forskellige projektledelsesmetoder. Hver metode har sine processer og arbejdsmetoder. Man kan ikke sige at den ene projektledelsemetode er bedre end den anden, de har hver især deres fordele og funktioner.

Som eksempler på projektledelsesmetoder kan nævnes

Waterfall

Waterfall er designet til softwareudvikling og er en traditionel styring af projekter. Metoden består af en række faser, hvor hver fase afsluttes inden næste fase sættes i gang. Faserne er Kravspecifikation, Design, Implementering, Verifikation og Vedligeholdelse.

Critical Path (CPM)

Critical Path projektledelsesmetoden fokuserer mest på projektets tidsplan. Ved Critical Path metoden fokuserer man på hvad den længste række af afhængige opgaver er. Det er de opgaver, som bestemmer hvor lang tid projektet vil tage.

Kortlægning af CPM hjælper med at definere milestones og deadlines. Formålet med projektledelsesmetoden er først og fremmest at udarbejde en så nøjagtig tidsplan som muligt.

Critical Chain (CMM)

Critial Chain projektledelsesmetoden har fokus for projektets forsyningskæde og ligner CPM, hvor man her blot har fokus på ressourcer. Ressourcer kan både være team, udstyr og indkøbte komponenter.

Agil projektledelsesmetode

Den agile projektledelsesmetode benytter en iterativ proces, hvor formålet er at tilpasse projektet til et hurtigt omskiftende marked. Metoden er anvendelig ved projekter, hvor kravspecifikationen er ikke er færdigudarbejdet fra start.

Med denne metode gennemføre man et projekt i flere mindre iterative processer. I agile projekter arbejder man med mindre dele af projekter. De dele, der arbejdes på, skal være uafhængige af andre dele, som samtidigt er i proces.

Scrum

Scrum er en variation af den agile projektledelsesmetode. Der arbejdes i mindre selvstyrende grupper, som der arbejder i sprints. Sprints er korte udviklingsforløb, hvor projekt teamet færdiggøre mindre dele af projektet.

Scrum teams er selvstyrende og har en team leder i form af en scrum master, der sikre at projekt teamet driver projektet fremad. En scrum master rollen er ikke en projekt leder, men vil typisk refererer til denne.

Prince2

Prince2 metoden er procesbaseret, hvor det vigtigste er 7 temaer: business case, organisering, kvalitet, risiko, ændringer, planlægning og fremdrift af projektet.

Business casen følger projektet hele vejen igennem projektets faser og opdateres løbende.

Organisationsstrukturen består af veldefinerede roller, som sikrer projektets deltagere den rette bemyndigelse og ansvar til at gennemføre projektet.

Metoden hjælper firmaet med at sikre at projektet giver det udbytte, som firmaet ønsker.

Extreme Programming (XPM)

Extreme Programming er en agil metode, der er udviklet til softwareprojekter, hvor det kræves at man er meget fleksibel. Indenfor XPM benytter man bl.a. user stories til at sikre fremdrift i projektet.

User stories er udarbejdet af interessenterne og er simple beskrivelser i form af som en ____ vil jeg gerne være i stand til __________ sådan at ______________ eller tilsvarende simple form.

User stories opsamler alle de krav og ønsker, som interessenterne har og kan samles i epics (user stories i samme kategori), som kan udgøre kravspecifikationen til et sprint, hvor delprojektet gennemføres.

Metoden kan være velegnet til projekter, hvor man ønsker at optimere kundeoplevelsen.

Andre projektstyringsmetoder

Der er andre projektstyringsmetoder, som ikke behandles her. For eksempel Six Sigma som er beregnet til kvalitet, LEAN der retter sig mod produktion eller PRiSM, som bl.a. omhandler sociale og miljømæssige aspekter.

Change Request Management

Dokumentering af Change Requests er en vigtig men ofte en overset faktor i projekt management.

Change Requests er ændringer eller tilføjelser, som forekommer i løbet af et projekt. De er årsagen til at projekt scopet ændres og dermed at tidsplan og omkostningsforventninger ændres.

Et Change request kan defineres som: hvem ønsker det, hvorfor, hvornår og hvad opnås ved ændringen. Når projekt manageren dokumenterer ændringer, kan manageren kommunikere ændringer ud til de rette interessenter. I tilfælde af tvister imellem interessenter kan manageren fremvise en historik over ændringer, som er opstået i løbet af projektet. Historikken er fakta og hjælper manageren med at holde fokus på projektet frem for at udrede konflikter.

Change Request dokumentation sammen med en kommuikationsplan er en væsentlig faktor i forhold til at opnå et godt slutresultat for projektet.

Hvad er den rigtige projektmetode?

Som sådan er der ikke en rigtig metode. Både den traditionel metode og den agile metode har positive og negative aspekter. Ved en traditionel fremgangsmetode, hvor hver fase færdiggøres inden næste fase, kan projektet trække i langdrag, fordi en fase tager for lang tid. Ved den agile metode kan iterative metode medfører at man skal genbesøge opgaver flere gange, fordi projektprocessen medfører fejl i tidligere opgaver eller kræver opdateringer pga. ændringer.

I dag er de fleste projekter agile af natur, fordi time-to-market er en større konkurrenceparameter end tidligere. F.eks. er det at designe og bygge et hus blevet en agil proces. Kunden er med i design fasen og kan bestemme indretning i form af væggenes placering, dørenes design osv. Vægge, døre og vinduer kan produceres samtidigt med at fundamentet udføres.

Selv om husprojektet er agilt af natur, så kan dele af projektet udføres efter traditionelle principper. Væggene kan ikke sættes op, inden fundamentet er støbt, taget skal etableres efter væggene er sat op. Et husprojekt kan derfor med fordel betragtes som en hybrid af forskellige projektmetoder – afhængig af hvilken del af projektet og hvilken fase, der arbejdes.

Man skal vælge en projektmetode, der sikrer at projektet færdiggøres hurtigst muligt, til den ønskede kvalitet og i øvrigt opfylder de krav, som er stillet. Derfor kan det være en fordel at tilpasse projektmetoden til firmaets processer, da det oftest medfører de bedste resultater.

Med Proglar kan du tilpasse din projektmetode til dit firmas processer. Og det er til og med muligt at tilpasse de enkelte opgaver til jeres processer. En udvikler benytter et andet statusforløb end en indkøber gør, idet deres processer ikke er de samme. Ved at tilpasse opgaver til processer hjælper det projekt manageren med at skabe et mere præcist overblik over projektets status.

Kunstig intelligens i projekt management

Brug af kunstig intelligens i dine projekter kan hjælpe dig med at forbedre din præstation. Anvendelse af kunstig intelligens og andre teknologiske innovationer til projektledelse kan forbedre projekternes succesforhold.

Nogle fordele:

• Overvågning af projektforløb
• Compliance monitoring for processes and policies
• Overvågning af overholdelse af processer og politikker
• Procesautomation

Projekt skabeloner

Et firma arbejder ofte med projekter, der ligner hinanden. Et eksempel er et firma, der producerer transportbånd. Firmaets projekter bestå moduler eller modeller, der bygges sammen og processer i form af test, CE godkendelse osv. er de samme fra projekt til projekt.

Her kan det være en fordel at benytte en projektskabelon, hvor skabelonen indeholder de processer og moduler, som genbruges fra projekt til projekt. Skabelonen sikrer at projekt teamet kommer igennem de nødvendige processer og ikke genudvikler modeller, der allerede er tilgængelige i firmaet.

Det er også en fordel, hvis firmaet har styr på de modeller, som genbruges fra projekt til projekt. Hvis der sker ændringer i modellerne, vil man kunne søge i tidligere projekter og finde de projekter, hvor modeller indgår. Det hjælper både i forhold til eventuelle reklamationer og ved mersalg.

I Proglar kan man både oprette brugertilpasset skabeloner og modeller, som genbruges i flere projekter. Samtidigt kan der oprettes brugerrettigheder, der sikrer mod unødige ændringer i eksisterende modeller.

Hvad er de vigtigste punkter for at opnå god projektledelse

Uanset hvilken projektledelsesmetode, som man vælger, så er der nogle opmærksomhedspunkter som altid hjælper projektlederen med at sikre et acceptabelt resultat for projektet. Vi skriver acceptabelt, fordi rigtige mange projekter ikke færdiggøres eller slutter med det ønskede mål. Det er der mange årsager til, og det er ikke sikkert at projektlederen har indflydelse på årsagerne.

Hvis du som projektleder følger nedenstående er der sandsynlighed for at du vil opnå gode resultater.

• Projekt scope / kravspecifikation
  Kontroller at projektet følger projektkravspecifikationen til enhver tid. Opdater scopet, når det er nødvendigt
• Projektets omkostninger
  Kontroller omkostningerne løbende og rapportere tilbage i organisationen. Det sikrer at organisationen er bekendt med udviklingen og kender årsager til ændringer. Interessenter har mulighed for at reagere, når de er informeret.
• Interessenter
  Kend projektets interessenter og sikre dig at de har den nødvendige information til enhver tid. Hver interessent er forskellig og ønsker information på forskellig vis. De vil ikke over- eller underinformeres. Sæt dig ind i interessenterne og udarbejd en kommunikationsplan.
• Projektteam
  Hvis du har mulighed for det, så vælg det team, der passer bedst til projektets opgaver. Følg løbende op på teamet.
• Projektledelsesmetode
  Hvis organisationen har en procedure for projektledelse, skal denne følges. Ellers kan du som projektleder vælge den projektledelsesmetode, som passer bedst til projektet og dig.
• Automatisering og projektstyringsværktøj
  Vælg et projektstyringsværktøj som understøtter projektets team i at udføre rutineopgaverne - overvågning, opgavestyring, bug rapportering, change requests osv. Ved standardprojekter kan det være en fordel at udvikle en projektskabelon, som er tilpasset den specifikke projekttype.