Kompetenzmatrix: Wie man sie am besten nutzt
Eine Kompetenzmatrix ist ein praktisches Werkzeug, das dir einen Überblick darüber verschafft, welche Fähigkeiten dein Team hat und wer in welchen Bereichen am besten ist. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Personen die richtigen Aufgaben schnell und effizient erledigen.
Wenn du jedoch jedes Mal, wenn ein neues Projekt startet, eine neue Kompetenzmatrix erstellst, verschwendest du viel Zeit und nutzt das Potenzial der Matrix nicht voll aus. Stattdessen solltest du eine Matrix erstellen, die alle Kompetenzen des Unternehmens abdeckt, und diese bei jedem neuen Projekt verwenden. So erhältst du einen klaren Überblick darüber, wer was kann und wo es an bestimmten Fähigkeiten mangelt. Außerdem kannst du feststellen, ob du deine Mitarbeitenden weiterqualifizieren oder externe Expertise hinzuziehen solltest.
Indem du eine Kompetenzmatrix erstellst, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens ausgerichtet ist, kannst du erkennen, wo Verbesserungen nötig sind oder sicherstellen, dass wichtige Kompetenzen von mehreren Mitarbeitenden abgedeckt werden. Denke daran, dass Schlüsselkompetenzen immer von mehr als einer Person beherrscht werden sollten.
Eine gute Kompetenzmatrix sollte Folgendes zeigen:
- Wie wichtig eine Kompetenz für das Unternehmen ist.
- Wer über welche Fähigkeiten verfügt.
- Wie viel Erfahrung jeder Mitarbeitende mit einer bestimmten Kompetenz hat.
- Wann der Mitarbeitende die Kompetenz zuletzt eingesetzt hat.
- Welches Niveau der Mitarbeitende in der Kompetenz erreicht hat.
Mit diesem Überblick kannst du bessere Entscheidungen darüber treffen, wer für welche Projekte eingesetzt wird.
Experten sind wichtig – aber sie dürfen nicht allein dastehen.
Schlüsselkompetenzen sollten von mehreren Mitarbeitenden abgedeckt werden, damit das Unternehmen nicht plötzlich ohne wichtige Fähigkeiten dasteht, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Viele Unternehmen vergessen dies und setzen darauf, dass die Experten bleiben. Aber wenn sie gehen, kann das teuer werden – sowohl finanziell als auch in Form von verlorenen Projekten.
Kompetenzen müssen gepflegt werden.
Einige Fähigkeiten sind wie Fahrradfahren – man verlernt sie nie. Andere müssen regelmäßig aufgefrischt werden, ähnlich wie eine Pilotenlizenz, die jährlich erneuert werden muss. Das gilt auch für die Geschäftswelt. Wenn ein Mitarbeitender etwas Wichtiges gelernt hat, ist es die Aufgabe des Unternehmens, sicherzustellen, dass dieses Wissen angewendet und gepflegt wird.
Trainiere dein Team, solange du kannst.
Es müssen nicht immer die erfahrensten Mitarbeitenden für ein Projekt ausgewählt werden. Manchmal ist es sinnvoll, weniger erfahrene Mitarbeitende einzusetzen, um deren Fähigkeiten weiterzuentwickeln – die erfahrenen Kolleginnen können dabei als Mentorinnen fungieren. So vermeidest du Engpässe und erhöhst das Gesamtkompetenzniveau des Unternehmens. Es ist eine Win-win-Situation für alle.
Kombiniere erfahrene und unerfahrene Teammitglieder für optimale Ergebnisse.
Ein gutes Projektteam besteht aus erfahrenen und unerfahrenen Mitarbeitenden. Die Unerfahrenen stellen oft die "nervigen" Fragen wie: „Warum machen wir das so?“ In 99 von 100 Fällen lautet die Antwort, dass es aufgrund der Erfahrung die beste Lösung ist. Doch manchmal führen diese Fragen zu besseren Lösungen. Erfahrung ist wertvoll, aber frische Perspektiven können das Wissen des Unternehmens erweitern und es noch besser machen.
So verwendest du eine Kompetenzmatrix
Eine Kompetenzmatrix bietet einen Überblick darüber, was das Unternehmen kann – und was es noch benötigt. Beginne damit, eine Liste aller Kompetenzen zu erstellen, die das Unternehmen nutzt. Anschließend unterteilst du diese in:
- Interne Kompetenzen: Welche Aufgaben möchtet ihr intern abdecken?
- Externe Kompetenzen: Welche Aufgaben können besser extern vergeben werden?
Beispiel: Expertenwissen, das spezielle Ausrüstung erfordert oder sehr nischenhaft ist, kann kostengünstiger extern eingekauft werden.
Die internen Kompetenzen können weiter unterteilt werden in:
- Allgemeine Kompetenzen, die alle Mitarbeitenden beherrschen sollten.
- Expertenkompetenzen, die nur wenige Mitarbeitende tiefgehend beherrschen.
Mache eine Bestandsaufnahme deines Teams
Prüfe anschließend, welche Mitarbeitenden welche Kompetenzen auf welchem Niveau besitzen. Für externe Kompetenzen kann es sinnvoll sein, mehrere potenzielle Anbieter zu identifizieren, um stets eine Backup-Option zu haben.
Halte die Kompetenzmatrix aktuell
Füge regelmäßig neue Kompetenzanforderungen hinzu und passe sie an, wenn Mitarbeitende neue Fähigkeiten erlernen. So bleibt die Matrix ein zuverlässiges Werkzeug, das in allen Projekten eingesetzt werden kann.
Wie du das richtige Team für Projekte auswählst
Sobald der Projektleiter die Aufgaben des Projekts überblickt, kann er die erforderlichen Kompetenzen schnell mit der Kompetenzmatrix des Unternehmens abgleichen. So lässt sich ein Team zusammenstellen, das das Projekt effizient umsetzt und gleichzeitig zur Weiterentwicklung des Unternehmens beiträgt.
Eine Kompetenzmatrix, die alle Fähigkeiten des Unternehmens abdeckt, spart Zeit, schafft Klarheit und hilft dabei, Ressourcen bestmöglich zu nutzen – sowohl kurzfristig als auch langfristig.