Projektstyring – sådan skaber du retning for et projekt

Det er normalt, at mål, omkostninger, tidsplan eller ressourcebehov ændrer sig under et projekt. Så længe projektstyregruppen er informeret og accepterer ændringerne, kan projektet stadig opfattes positivt.

God projektstyring

Selvom et projekt ikke når sine oprindelige mål, kan det stadig vurderes positivt, hvis fokus har været på de vigtigste mål, og ressourcer er brugt ansvarligt. En fiasko er ikke altid en fiasko – fx blev Post-It notes opfundet ved et tilfælde i et projekt med et andet formål. Resultatet af det projekt blev en stor succes.

God projektstyring er afgørende for, at et projekt bliver vurderet positivt. I det følgende vil vi introducere metoder til at sikre god projektstyring.

Projektstyring – bestem retningen i et projekt

Projektstyring handler om at planlægge og styre et projekt, så dets kerneopgaver bliver gennemført så tidligt som muligt i processen. Jo hurtigere der arbejdes på projektets kerne, jo hurtigere kan man se om projektet vil lykkedes.

Start med projektets kerne

Et projekt begynder ofte med en idé eller en kravspecifikation, der beskriver projektets mål og behov. Nogle elementer i kravspecifikationen udgør projektets kerne, mens andre er mindre kritiske. Hvis kernen ikke kan gennemføres, kan alt andet være irrelevant.

For eksempel definerede John F. Kennedy kernen i NASA’s måneprojekt således:

• Bygge et rumskib, der kunne rejse til og fra månen.
• Sikre, at en astronaut kunne gå på månen.
• Få astronauten sikkert tilbage til Jorden.

Disse tre punkter var projektets kerne. Alt andet, som fx placeringen af kontrolcenteret, var sekundært.

Hvad er kernen i et projekt?

Kernen i et projekt er det, som kunden ikke vil gå på kompromis med, og som leverer den ønskede værdi. Når du prioriterer opgaver, bør kernen altid have højeste prioritet – det er det, der er need to have. Alt andet er nice to have.

Når projektstyring fokuserer på kerneopgaverne:

• Bruges der mindst mulig tid, økonomi og ressourcer.
• Undgås unødigt arbejde på mindre vigtige opgaver, hvis projektet stopper før tid.
• Skabes der en klar retning for projektet.

Risikoanalyse i planlægningsfasen

I planlægningsfasen kan det være en god idé at udarbejde en risikoanalyse. Denne skal:

• Prioritere og afdække risikoer forbundet med projektets kerne.
• Eventuelt inkludere andre aspekter, der kan påvirke projektet.

En god risikoanalyse giver overblik over projektets opgaver, ressourcer, tidsramme og omkostninger. Dette forberedende arbejde gør det lettere at estimere og planlægge projektets videre forløb.

Projektstyring – kontrol og opfølgning i projektets udviklingsfase

Når projektets udviklingsfase er i gang, er det afgørende, at en projektstyring overvåger og kontrollerer fremdriften. Formålet er at sikre, at projektet holder den rette kurs og overholder rammerne for tid og omkostninger.

Overvågning og rapportering

I udviklingsfasen indebærer projektstyring løbende opfølgning og rapportering på:

• OpgaverEr de aftalte opgaver blevet udført?
• TidsforbrugHolder projektets tidsplanen?
• OmkostningerHolder projektets budget stadig?
• ÆndringerEr der opstået nye krav eller udfordringer?

Regelmæssig opfølgning, fx gennem daglige standup-møder eller scrum-møder, hjælper med at sikre fremdrift og holde fokus på projektets mål.

Det er vigtigt, at projektets nøglemål ikke overses. En konkret historie fra udviklingen af den første Mac viser, hvordan Steve Jobs insisterede på at inkludere flere skrifttyper i computeren. Udviklerne forstod ikke nødvendighed og var for langsomme til at komme i gang med skrifttyper. Derfor ansatte Steve Jobs en skrifttypeekspert, Susan Hare, hvilket var afgørende for projektets succes.

Håndtering af projekt creeps

"scope creeps" refererer til ændringer i projektets forudsætninger, fx:

• En vigtig komponent bliver utilgængelig.
• Kunden ændrer projektets krav.
• Nye idéer eller uforudsete hændelser påvirker retningen.

Selvom mange lærebøger anbefaler at undgå projekt creeps, viser erfaring, at de ofte er uundgåelige. I stedet bør man håndtere dem gennem god kommunikation og inddragelse af interessenter. Læs mere om det:

Orientering af projektstyregruppen

Undervejs kan der opstå udfordringer, såsom:

• Tidsplanen skrider.
• Budgettet overskrides.
• Der opstår fejl i projektet.
• Ændringer i forudsætninger eller mål.

Disse udfordringer kan påvirke projektets rentabilitet og beslutningen om, hvorvidt projektet skal fortsætte.

Projektstyregruppen har det endelige ansvar for projektets fremdrift og afslutning. Derfor er det vigtigt, at gruppen løbende bliver informeret via:

• Skriftlig rapportering.
• Statusmøder.

Denne løbende dialog sikrer, at projektets retning og rammer konstant vurderes og justeres efter behov. Projektstyregruppen har de nødvendige oplysninger til at træffe beslutninger omkring projektet.

Projektstyring – afslutning af projektet

Når et projekt nærmer sig sin afslutning, handler projektstyringen om at sikre en smidig overdragelse og en grundig evaluering.

Overdragelse til kunden

Afslutningen indebærer en formel overdragelse, hvor:

• Nødvendig dokumentation udleveres.
• Relevant undervisning og oplæring gennemføres, hvis det ikke er sket tidligere.
• Projektdelene overdrages.
• Kunden giver en officiel godkendelse af projektet.

Dette "handshake" markerer, at projektet er afsluttet og kunden har officielt godkendt projektet.

Intern evaluering

Internt kan projektgruppen evaluere projektet ved at reflektere over:

• Hvad gik godt?Hvilke succeser kan gentages?
• Hvad gik skidt?Hvilke udfordringer kan undgås fremover?
• Hvad kan vi lære?Hvordan kan processen forbedres til fremtidige projekter?

Opsummering

Projektstyring handler om at kontrollere og styre et projekts retning fra start til slut. Det omfatter mange elementer så som risikovurdering, opgavestyring, tidsplanlægning, budgettering og rapportering.

Det kan være komplekst at holde styr på alle disse aspekter manuelt, og derfor er et godt projektstyringsværktøj værdifuldt.

Vi anbefaler Proglar, da det kan tilpasses den enkelte virksomheds processer og håndtere alle projektets delelementer effektivt.

Læs mere om projektstyring med Proglar under:

Spørgsmål og svar

Hvad er scope creeps?

scope creep er de dele af et projekts forudsætninger, der ændrer sig i løbet af projektet og har indvirkning på projektets tid og omkostninger. Det kan for eksempel være dele som kunden har glemt eller ønsker tilføjet. Det kan være komponenter, der ikke kan indkøbes mere og derfor skal ændres. Eller andre forudsætninger, der ændrer sig og har indvirkning på projektet.

Hvad betyder projektstyring?

Projektstyring er at styre tid, omkostninger, organisere ressourcer og sikre at projektet leverer de ønskede resultater.

Ved projektstyring kontrollerer og styre man projektet i retning med målet.

Hvad er forskellen på en projektkoordinator og en projektleder?

En projektkoordinator koordinerer og planlægger et eller flere projekter. Projektkoordinatoren har ikke noget ansvar for udførelsen af projekter. En projektleder har ansvar for et eller flere projekter og leder fordele projektarbejdet i hele forløbet fra planlægning til levering.

Hvilke faser er der i et projekt?

De er faktisk de faser, som jeres virksomhed definerer som vigtige. Men generelt for udviklingsprojekter er der:

• Ide
• Planlægning
• Udvikling
• Kontrol og monitorering (sideløbende med udvikling)
• Afslutning

For andre typer projekter, som f.eks. Supply Chain projekter, kan der være andre faser.

Er projektledelse og projektstyring det samme?

Projektledelse er projektstyring ved en projektleder. Men et projekt kan godt styres uden en projektleder, f.eks. kan simple projekter styres af teamet selv eller andre.

Hvad er projektstyregruppen?

En projektstyregruppe kan bestå af en eller flere personer, er ansvarlige beslutningstagere for projektet. De fastsætter rammer for omkostninger, tid og ressourcer. Projektstyregruppen kan uddelegere beslutningskompetencer til andre i projektet. Det er derfor styregruppens ansvar, at projektet bliver gennemført i henhold til projektets formål.

Er en projektleder en del af projektstyreguppen?

En projektleder er ikke medlem af styregruppen, men refererer til styregruppen. Projektlederen tager ikke de endelige beslutninger vedrørende projektets mål, men kan komme med anbefalinger og informationer omkring projektet. Det er projektstyregruppen, der er ansvarlig og tager de endelige beslutninger.