Kompetencematrix: sådan udnyttes den bedst
En kompetencematrix er et smart værktøj, der giver dig overblik over, hvad dit team kan, og hvem der er bedst til hvad. Det handler om at sikre, at de rette folk laver de rette opgaver – hurtigt og effektivt.
Men hvis du starter forfra at lave en kompetencematrix hver gang du starter et nyt projekt, bruger du alt for meget tid og får ikke fuld udbytte af matrixen. I stedet bør du lave en matrix, der dækker alle firmaets kompetencer og bruge denne hver gang du starter et nyt projekt. Det giver overblik over, hvem der kan hvad, og hvor der mangler folk med bestemte evner. Så kan du også finde ud af, om du skal opkvalificere dine medarbejdere eller købe ekspertisen udefra.
Ved at lave en kompetencematrix med fokus på firmaets behov, kan du se, hvor I skal opgradere eller sikre, at flere kan det samme. Husk, nøglekompetencer skal altid være dækket af mere end én person.
En god kompetencematrix skal kunne vise:
- Hvor vigtig en kompetence er for firmaet.
- Hvem der har hvilke kompetencer.
- Hvor meget erfaring hver medarbejder har med en kompetence.
- Hvornår medarbejderen sidst brugte den kompetence.
- Hvad medarbejderens niveau er.
Med det overblik kan du træffe bedre beslutninger om, hvem der skal på hvilke projekter.
Eksperter er vigtige – men de må ikke stå alene.
Nøglekompetencer bør dækkes af flere medarbejdere, så virksomheden ikke står og mangler vigtige evner, hvis nogen smutter. Mange glemmer det og satser bare på, at eksperterne bliver hængende. Men hvis de stopper, kan det koste dyrt – både i penge og tabte projekter.
Kompetencer kræver vedligeholdelse.
Nogle færdigheder er som at cykle – man glemmer dem aldrig. Andre skal holdes ved lige, ligesom et flycertifikat, hvor du skal opdatere din viden hvert år. Det gælder også i erhvervslivet. Hvis en medarbejder har lært noget vigtigt, er det firmaets opgave at sikre, at den viden bliver brugt og vedligeholdt.
Træn dine folk, mens du kan.
Det er ikke altid de mest erfarne, der skal på et projekt. Nogle gange giver det mening at vælge mindre erfarne folk for at opgradere deres kompetencer – de erfarne folk kan så bruges som mentorer. På den måde undgår du flaskehalse og sikrer, at firmaets samlede kompetenceniveau stiger. Det er win-win for alle.
Bland erfarne og uerfarne for de bedste projektresultater
Et godt projektteam består af både erfarne og uerfarne folk. De uerfarne stiller nemlig ofte de "irriterende" spørgsmål som: "Hvorfor gør vi det på den måde?" I 99 ud af 100 tilfælde er svaret, at erfaringen siger, det er den bedste løsning. Men én gang imellem rammer spørgsmålet plet og fører til smartere løsninger. Erfaring er værdifuldt, men friske øjne og nye perspektiver kan løfte firmaets viden og gøre jer endnu skarpere.
Sådan bruger du en kompetencematrix
En kompetencematrix giver overblik over, hvad firmaet kan – og hvad I har brug for. Start med at lave en liste over alle de kompetencer, virksomheden bruger. Herefter opdeles de i:
- Interne kompetencer:Hvad vil I selv have styr på?
- Eksterne kompetencer:Hvad kan I med fordel købe udefra?
Eksempel: Ekspertviden, der kræver specielt udstyr eller er meget nichepræget, kan være billigere at hente eksternt.
De interne kompetencer opdeles yderligere i:
- Generelle kompetencer, som alle medarbejdere bør kende.
- Ekspertkompetencer, som kun få medarbejdere har dyb indsigt i.
Kortlæg jeres folk
Herefter gennemgår I medarbejderne: Hvem har hvilke kompetencer, og på hvilket niveau? For eksterne kompetencer kan det være en god idé at finde flere mulige leverandører, så I altid har en backup.
Hold kompetencematrixen opdateret
Tilføj løbende nye kompetencebehov og justér, hvis medarbejdere får nye evner. På den måde har I altid et opdateret værktøj, der kan bruges på tværs af alle projekter.
Sådan vælger du det rigtige team til projekter
Når projektlederen har skabt overblik over opgaverne i et projekt, kan han eller hun hurtigt matche de nødvendige kompetencer med firmaets kompetencematrix. Det gør det nemt at sammensætte et team, der både løser projektet effektivt og styrker firmaets udvikling.
En kompetencematrix, der dækker alle firmaets kompetencer, sparer tid, giver klarhed og hjælper jer med at udnytte ressourcerne bedst muligt – både på kort og lang sigt.