WBS og Mind Mapping - planlægning ressourcer, tid og økonomi

En udfordring ved WBS og Mind Mapping er, at projektets overordnede idé kan drukne i detaljer. Hvis projektets koncept ændrer sig undervejs, kan det være svært at få overblik over konsekvenserne af ændringerne. Agile metoder som Scrum, Kanban, PERT og CPM har samme ulempe, fordi de ofte fokuserer på mindre dele af projektet, hvilket kan gøre det sværere at se helheden.

I mange projekter sker der ændringer undervejs som følge af input fra interessenter. Nogle interessenter tænker på et overordnet konceptniveau, mens andre er fokuseret på detaljer. Projektlederen skal oversætte disse ændringer fra koncept til detalje og sikre, at de forskellige niveauer hænger sammen. Her er det vigtigt, at projektlederen bevarer overblikket over projektet og forstår, hvordan konceptet nedbrydes i detaljerne.

WBS og Mind Mapping har begrænset fleksibilitet og viser ikke tydeligt afhængighederne mellem opgaverne. Derfor kan det blive tidskrævende at opdatere projektet ved ændringer, og der er risiko for, at vigtige detaljer overses, hvilket kan føre til fejl og øget tidsforbrug.

Hvis vi forestiller os et projekt, hvor man skal bygge en bil, kan en ændring i bilens udseende måske virke lille, men den kan få store konsekvenser for selve bilens konstruktion. Hvis projektlederen kan vise disse konsekvenser til designeren, er der større sandsynlighed for, at designeren vil tilpasse sine ændringer, fremfor hvis projektlederen kun nævner nogle overordnede påvirkninger.

Proglar Project Modeling - endnu nemmere planlægning

En metode til at skabe et nemmere overblik over et projekts koncept, samtidigt med at man kan nedbryde projektet i overskuelige mindre håndterbare dele, er at benytte Proglar Project Modeling.

Ved opstart kan et projekt beskrives som en model af den virkelighed, som man ønsker at skabe. En model er en forenklet repræsentation af virkeligheden, der bruges til at forstå, analysere og forudsige aspekter af et system eller en proces. Hovedformålet er at forenkle projektets komplekse sammensætning og afhængigheder, samt give projektteamet en forståelse af hvordan projektet skal bygges op.

En projektmodel kan bestå af flere undermodeller, der hver især beskriver mindre dele af projektet. Hver model kan beskrives ud fra 3 dele:

• Egenskaber: Ved en fysisk genstand vil det være konstante værdier så som højde, bredde, vægt, farve, materiale osv. Hvis det er et IT system kan det være konstanter så som tekst, tal osv.
• Aktioner: En beskrivelse af de handlinger, som modellen udfører. F.eks. kan en robotarm bevæge sig skulle kunne bevæge sig i 3 plan. Eller i et IT system skal modellen udføre en beregning eller lignende.
• Afhængigheder: Andre modeller, som er forudsætning for at denne model kan fungere.

Et eksempel på en model kan være en hybrid bils motor del.

Ovenstående figur 3 viser et eksempel på en HEV motor model, hvor forbrændingsmotor og el-motoren er mekanisk forbundet og der er tilføjet en generator mellem forbrændingsmotoren og el-motoren.

Modellen består af flere undermodeller, f.eks. ”Generator” eller ”Transmission”. Fordelen ved modellen er, at vi nedbryder projektkonceptet i mindre i overskuelige modeller. Hver model kan igen nedbrydes i mindre dele, ind til vi er i stand til at vurdere opgaver, tid og økonomi.

Ved hver undermodel beskrives egenskaber, aktioner og afhængigheder. Det gør at opgaverne ved hver model kan defineres. F.eks. vil ”Power Converter” have egenskaber frekvens, effekt, in/output spænding. Aktionen vil være konvertering af elektricitet fra DC til AC. Afhængige modeller er ”Battery”.

”Power Converter” kan nedbrydes i mindre modeller, så som :

Fordelen ved Proglar Project Modeling er at man under hele projektets forløb kan nedbryde projektet i mindre dele, samtidigt med at man bevarer det overordnede koncept. I tilfældet med ”Power Converter” kan det tænkes at man i projektets initiale fase kun har beskrevet modellen som ”Power Converter”. Når man starter på opgaven, kan opgaven nedbrydes i mindre dele, som vist på figuren. Hver del vil repræsentere en eller flere delopgaver.

En delopgave kan være at designe modellens egenskaber eller designe en eller flere aktioner for modellen. For hver model vil det være tydeligt hvordan modellen virker i forhold til hele projektet, idet modellen viser hvilke andre modeller som den er afhængig af.

Ændringer i projektet vil nemmere kunne implementeres, når man under hele projektets forløb vedligeholder og nedbryder undermodellerne. Konsekvenser i ændringer i f.eks. en motordel vil kunne aflæses af Proglar Project Modeling, hvilken nedsætter tidsforbrug og mulighed for fejl, hvis det er nødvendigt at foretage ændringer.

Proglar Project Modeling gør det nemmere at vurdere hvilke kompetencer, der kræves af hver opgave. Det gør det muligt, at tildele opgaverne til teammedlemmer, såfremt hver medlems kompetencer er kendte. Hvis du benytter Proglar, opbygger du samtidigt en viden om dit teams kompetencer. Hver gang en bruger tildeles en opgave, registreres det i systemet. Systemet kan fremvise en kompetencematrix, hvilket kan hjælpe projektlederen, når der skal tildeles opgaver. Projektlederen vil vide, hvornår teamet har de rette kompetencer og hvornår det er nødvendigt at sikre at kompetencerne opdateres.

Proglar Project Modeling gør det også muligt at registrere hvem i projekter, som har indflydelse på og interesse i en undermodel. Hvis der opstår ønsker om ændringer i et projekt, som involvere en specifik undermodel, vil projektlederen vide hvilke interessenter, som det er nødvendigt at inddrage. Det vil sikre at ændringer sker i overensstemmelse med de relevante parter. Samtidigt vil det hindre at parter, som har mindre indflydelse, men større interesse, ikke drejer projektet i en retning som ikke er til projektets fordel.

Opsummering

Der er mange fordele ved at benytte Proglar Project Modeling. Vores erfaringer er at der spares væsentlig tid i projektet og at man undgår en del fejl ved igennem hele projektet at opdatere projekt modellen. Metoden giver en gennemskuelighed i projektet, hvor afhængigheder og funktionalitet af hver af undermodellerne er tydelig.

Tildeling af opgaverne er lettere, idet kompetencer beskrives ved modellen. Ligesom at overblikket over hvem, der har interesse og indflydelse på en delopgave er klar. Det gør at ændringer kan gennemføres, sådan at alle relevante interessenter involveres og dermed sikrer at ændringerne implementeres i enighed med de rigtige personer.