WBS und Mind Mapping – Planung von Ressourcen, Zeit und Finanzen

Eine Herausforderung bei WBS und Mind Mapping ist, dass die übergeordnete Idee des Projekts in den Details untergehen kann. Wenn sich das Konzept des Projekts im Verlauf ändert, kann es schwierig sein, die Konsequenzen dieser Änderungen zu überblicken. Agile Methoden wie Scrum, Kanban, PERT und CPM haben denselben Nachteil, da sie oft auf kleinere Teile des Projekts fokussieren, was es schwieriger macht, das Gesamtbild zu erkennen.

In vielen Projekten kommt es im Verlauf zu Änderungen aufgrund von Eingaben von Stakeholdern. Einige Stakeholder denken auf einem übergeordneten Konzeptniveau, während andere auf Details fokussiert sind. Der Projektleiter muss diese Änderungen vom Konzept in die Details übersetzen und sicherstellen, dass die verschiedenen Ebenen miteinander in Einklang stehen. Dabei ist es wichtig, dass der Projektleiter das Gesamtprojekt im Blick behält und versteht, wie das Konzept in die Details zerlegt wird.

WBS und Mind Mapping bieten begrenzte Flexibilität und zeigen die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben nicht deutlich auf. Daher kann es zeitaufwändig sein, das Projekt bei Änderungen zu aktualisieren, und es besteht das Risiko, dass wichtige Details übersehen werden, was zu Fehlern und erhöhtem Zeitaufwand führen kann.

Stellen wir uns ein Projekt vor, bei dem ein Auto gebaut werden soll. Eine Änderung im Aussehen des Autos mag zunächst gering erscheinen, kann jedoch erhebliche Auswirkungen auf die Konstruktion des Autos haben. Wenn der Projektleiter diese Auswirkungen dem Designer aufzeigen kann, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass der Designer seine Änderungen anpasst, als wenn der Projektleiter nur allgemeine Auswirkungen erwähnt.

Proglar Project Modeling - noch einfacher planen

Eine Methode, um einen besseren Überblick über das Konzept eines Projekts zu erhalten, während das Projekt gleichzeitig in überschaubare, handhabbare Teile zerlegt wird, ist die Anwendung von Proglar Project Modeling.

Zu Beginn eines Projekts kann es als ein Modell der Realität beschrieben werden, die man erschaffen möchte. Ein Modell ist eine vereinfachte Darstellung der Realität, die verwendet wird, um Aspekte eines Systems oder einer Prozesses zu verstehen, zu analysieren und vorherzusagen. Das Hauptziel ist es, die komplexe Struktur und die Abhängigkeiten des Projekts zu vereinfachen und dem Projektteam zu ermöglichen, zu verstehen, wie das Projekt aufgebaut werden soll.

Ein Projektmodell kann aus mehreren Teilmodellen bestehen, die jeweils kleinere Teile des Projekts beschreiben. Jedes Modell kann anhand von drei Aspekten beschrieben werden:

• Eigenschaften: Bei einem physischen Objekt wären dies konstante Werte wie Höhe, Breite, Gewicht, Farbe, Material usw. Bei einem IT-System könnten es Konstanten wie Text, Zahlen usw. sein.
• Aktionen: Eine Beschreibung der Aktionen, die das Modell ausführt. Beispielsweise kann ein Roboterarm in drei Ebenen bewegt werden oder ein IT-System kann eine Berechnung durchführen.
• Abhängigkeiten: Andere Modelle, die notwendig sind, damit dieses Modell funktioniert.

Ein Beispiel für ein Modell könnte der Motorbereich eines Hybridautos sein.

Die Abbildung zeigt ein Beispiel für ein HEV-Motor-Modell, bei dem der Verbrennungsmotor und der Elektromotor mechanisch miteinander verbunden sind, und ein Generator zwischen dem Verbrennungsmotor und dem Elektromotor hinzugefügt wurde.

Das Modell besteht aus mehreren Teilmodellen, wie z.B. "Generator" oder "Transmission". Der Vorteil dieses Modells besteht darin, dass das Projektkonzept in kleinere, überschaubare Modelle aufgebrochen wird. Jedes Modell kann wiederum in kleinere Teile zerlegt werden, bis man in der Lage ist, Aufgaben, Zeit und Kosten abzuschätzen.

Bei jedem Teilmodell werden die Eigenschaften, Aktionen und Abhängigkeiten beschrieben. Dadurch können die Aufgaben für jedes Modell definiert werden. Zum Beispiel hätte der "Power Converter" Eigenschaften wie Frequenz, Leistung, Ein-/Ausgangsspannung. Die Aktion wäre die Umwandlung von Gleichstrom (DC) in Wechselstrom (AC). Abhängige Modelle wären der "Battery".

Der "Power Converter" kann dann weiter in kleinere Modelle unterteilt werden, wie in der Abbildung gezeigt.

Der Vorteil von Proglar Project Modeling liegt darin, dass das Projekt während des gesamten Verlaufs in kleinere Teile zerlegt wird, während gleichzeitig das übergeordnete Konzept beibehalten wird. Im Fall des "Power Converters" könnte es zu Beginn des Projekts nur als "Power Converter" beschrieben werden. Sobald mit der Aufgabe begonnen wird, kann das Modell weiter in kleinere Teile zerlegt werden, wie in der Abbildung dargestellt. Jedes Teil stellt eine oder mehrere Unteraufgaben dar.

Eine Unteraufgabe könnte darin bestehen, die Eigenschaften des Modells zu entwerfen oder eine oder mehrere Aktionen für das Modell zu entwerfen. Für jedes Modell wird klar gezeigt, wie es im Kontext des gesamten Projekts funktioniert, da das Modell anzeigt, welche anderen Modelle davon abhängig sind.

Änderungen im Projekt können leichter implementiert werden, wenn die Teilmodelle während des gesamten Projektverlaufs gepflegt und weiter unterteilt werden. Die Konsequenzen von Änderungen in einem bestimmten Modell, wie z.B. einem Motorteil, können mit **Proglar Project Modeling** abgelesen werden, was den Zeitaufwand reduziert und das Risiko von Fehlern minimiert, wenn Änderungen erforderlich sind.

Proglar Project Modeling erleichtert es auch, die Kompetenzen zu bewerten, die für jede Aufgabe erforderlich sind. Es ermöglicht, Aufgaben an Teammitglieder zuzuweisen, wenn die Kompetenzen jedes Mitglieds bekannt sind. Wenn **Proglar** verwendet wird, baut man gleichzeitig Wissen über die Kompetenzen des Teams auf. Jedes Mal, wenn ein Benutzer einer Aufgabe zugewiesen wird, wird dies im System erfasst. Das System kann eine Kompetenzmatrix anzeigen, die dem Projektleiter hilft, Aufgaben zuzuweisen. Der Projektleiter wird wissen, wann das Team über die richtigen Kompetenzen verfügt und wann es notwendig ist, sicherzustellen, dass die Kompetenzen aktualisiert werden.

Proglar Project Modeling ermöglicht es auch, zu registrieren, wer in einem Projekt Einfluss auf und Interesse an einem Teilmodell hat. Wenn im Projekt Änderungswünsche auftreten, die ein bestimmtes Teilmodell betreffen, weiß der Projektleiter, welche Stakeholder einbezogen werden müssen. Dies stellt sicher, dass Änderungen in Übereinstimmung mit den relevanten Parteien vorgenommen werden. Gleichzeitig wird verhindert, dass Parteien, die weniger Einfluss haben, aber größeres Interesse zeigen, das Projekt in eine Richtung lenken, die nicht im Interesse des Projekts ist.

Zusammenfassung

Es gibt viele Vorteile bei der Anwendung von Proglar Project Modeling. Unsere Erfahrungen zeigen, dass durch die kontinuierliche Aktualisierung des Projektmodells im Verlauf des Projekts erheblich Zeit gespart wird und viele Fehler vermieden werden. Die Methode sorgt für Transparenz im Projekt, wobei Abhängigkeiten und Funktionen der Teilmodelle deutlich erkennbar sind.

Die Zuweisung von Aufgaben wird erleichtert, da die Kompetenzen in den Modellen beschrieben werden. Ebenso ist der Überblick darüber, wer Interesse an oder Einfluss auf eine Teilaufgabe hat, klar. Dies ermöglicht es, Änderungen so umzusetzen, dass alle relevanten Stakeholder einbezogen werden, wodurch gewährleistet wird, dass Änderungen mit den richtigen Personen in Übereinstimmung durchgeführt werden.