Projektmanagement-Tools – die besten Ergebnisse erzielen

Zeitaufwand und Projektkostenmanagement

Der optimale Zeitaufwand in einem Projekt entspricht dem Budget. Nicht weniger und nicht mehr. Der Grund, warum ein Projekt, das besser als budgetiert abschneidet, nicht besser ist als eines, das im Rahmen des Budgets abschneidet, liegt darin, dass Prognosen für Zeitaufwand und Projektkostenmanagement Auswirkungen auf die Ergebnisse des Unternehmens haben.

Projekte werden mit einem gewissen Spielraum in Bezug auf Wirtschaftlichkeit und Zeitaufwand geplant, aber je kleiner der Spielraum, desto weniger Geld wird im Verhältnis zur Umverteilung von Wirtschaftlichkeit und Ressourcen verschwendet.

Wenn ein Unternehmen durchschnittlich 10 Projekte pro Woche in Arbeit hat, für die jeweils 500 Stunden vorgesehen sind, dann bedeuten zu hohe Zeitschätzungen im schlimmsten Fall, dass das Projektteam mehrere Wochen lang keine Arbeit hat. Zu niedrige Schätzungen führen dazu, dass wochenlang externe Ressourcen hinzugezogen werden müssen. Beide Szenarien haben negative finanzielle Folgen für das Unternehmen. Aus diesem Grund ist eine Zeitschätzung, die so nah am tatsächlichen Verbrauch liegt, optimal.

Wenn die Projektkostenprognose unter dem Budget liegt, ist sie scheinbar positiv. Ebenso ist eine Prognose über dem Budget negativ. In der Praxis sind beide nicht im besten Interesse des Unternehmens. Die Vertriebsorganisation berechnet ihren Deckungsgrad anhand verschiedener Parameter, einschließlich der finanziellen Prognose für das Projekt. Je genauer das Budget ist, desto besser kann die Vertriebsorganisation den richtigen Preis vorhersagen und so die Wettbewerbsfähigkeit steigern. Und eine erhöhte Wettbewerbsfähigkeit führt zu mehr Projekten, wodurch das Unternehmen organisch wachsen kann.

Bewertung des Endergebnisses des Projekts

Der letzte Teil der KPIs eines Projektmanagers ist die Bewertung des Endergebnisses. Dies ist immer eine subjektive Bewertung.

Die Bewertung kann unterteilt werden in

• Die interne Bewertung
• Die Bewertung des Kunden
• Gesetzliche Anforderungen

Alle 3 Bewertungen sollten vorzugsweise positiv sein.

Ein Projekt ist eine organische Einheit, die sich im Laufe des Projekts entwickelt. Sowohl das Projektteam als auch der Kunde erhalten im Laufe der Zeit mehr Einblick in das Projekt. Dieser größere Einblick kann im Laufe des Projekts zu Änderungen des Projektumfangs führen. Die Dinge, die in der Anfangsphase des Projekts als wichtig erachtet wurden, können sich als weniger wichtig erweisen und die Hinzufügung neuer Anforderungen oder Änderungen bestehender Anforderungen kann notwendig werden. Ebenso können gesetzliche Anforderungen und Marktbewegungen den Umfang des Projekts ändern.

Aus diesen Gründen wird ein Projektergebnis, das die Anforderungen der Anfangsphase des Projekts erfüllt, nicht unbedingt als positiv bewertet.

Ein wichtiger Faktor ist, die Erwartungen des Kunden mit dem zu erfüllen, was das Unternehmen versprochen hat. Der Kunde erwartet möglicherweise ein Produkt/eine Dienstleistung, dessen/deren Qualität nicht den finanziellen Mitteln des Projekts entspricht.

Das Standardbeispiel ist der Autokauf. Der Kunde möchte ein neues Auto, der Verkäufer ist eloquent und erweckt den Eindruck, dass der Kunde einen Audi kauft, obwohl es in Wirklichkeit ein Suzuki ist. Dies führt zu Problemen in Bezug auf die Erwartungen des Kunden und die Fähigkeit des Unternehmens, diese Erwartungen zu erfüllen.

Um eine positive Bewertung von allen Parteien zu erreichen, müssen alle Lücken in Bezug auf die Erwartungen des Kunden an das Projekt geklärt werden. Die Lücken müssen identifiziert und ein Kommunikationsplan erstellt werden. Der Plan wird während des Projekts kontinuierlich verfolgt. Die Wahrscheinlichkeit einer guten Bewertung des Projekts wird steigen und selbst schlechte Projekte können eine gute Bewertung erhalten.

Wie erreicht der Projektmanager ein gutes Ergebnis?

Um mit einem Projekt gute Ergebnisse zu erzielen, muss der Projektmanager einen Projektplan erstellen, in dem Zeitplan und Projektkostenprognose eingehalten werden und eine positive Bewertung aller Parteien erreicht werden muss. Gleichzeitig weiß der Projektmanager, dass sich das Projekt im Laufe des Projekts wahrscheinlich ändern wird, was sich auf die 3 Faktoren auswirkt.

Projektmanagement-Tools können dem Projektmanager helfen, Ergebnisse zu erzielen, wenn die Tools flexibel und anpassungsfähig sind und alle Anforderungen des Projektteams erfüllen. Die Projekttools müssen an die Projektarbeitsmethoden des Unternehmens angepasst sein und den Projektmanager und das Team während des gesamten Projekts unterstützen.

Projektmanagement-Tools

Der Zweck von Projektmanagement-Tools besteht darin, den Manager und das Team während des gesamten Projektprozesses zu unterstützen. Die Projektmanagement-Tools müssen sicherstellen, dass das Projekt den Richtlinien des Unternehmens folgt, und jederzeit einen Überblick über das Projekt bieten.

Im Idealfall enthält das Projektmanagement-Tool eine Beschreibung der Entscheidungsstruktur und Richtlinien des Unternehmens für die Entwicklung von Projekten. Es zeigt, wer Projekte im Allgemeinen genehmigt, wer Mitglied der jeweiligen Lenkungsgruppen der Projekte ist und wer zu den Projektteams gehört.

Das Tool bietet benutzerdefinierte Benutzerberechtigungen und hilft Benutzern dabei, Einblick in das Projekt zu erhalten. Es ermöglicht dem Projektmanager, proaktiv zu handeln, um den Projektfortschritt sicherzustellen. Im Projektmanagement-Tool Proglar können Projektphasen vom Unternehmen selbst individuell gestaltet werden. Ein Beispiel dafür, wie die Projektphasen für ein Projekt in Proglar aussehen könnten, wird unten beschrieben.

Projektphasen – ein Beispiel

Ein Projekt hat einen Lebenszyklus, der in Phasen unterteilt werden kann. Viele Unternehmen haben ihre eigenen Definitionen von Phasen. Die Phasen könnten wie folgt beschrieben werden:

• Initiierung
• Planung
• Ausführung/Überwachung
• Lieferung und Abschluss

Initiierungsphase

In der Initiierungsphase wird der Wert des Projekts beurteilt. Geschäftsziele, Projektvoraussetzungen, Annahmen, Einschränkungen und Ausschlüsse werden in einem Projektumfang festgehalten. Der Business Case für das Projekt wird erstellt.

In dieser Phase akzeptiert der Kunde Voraussetzungen und Definitionen für die zu erbringenden Leistungen und legt alle Anforderungen in Bezug auf die Fristen für die zu erbringenden Leistungen fest.

Wenn das Unternehmen und der Kunde das Projekt als durchführbar einstufen, wird es in die nächste Projektphase überführt: Planung.

Planungsphase

In der Planungsphase wird der Projektumfang ausgearbeitet und ein detaillierter Plan für das Projekt erstellt. Der Projektmanager erstellt einen Kommunikationsplan für die Stakeholder und das Team wird ausgewählt.

Wenn das Projekt vom Umfang zu einem detaillierten Plan übergeht, besteht das Risiko, dass Annahmen, Annahmen, Einschränkungen und Ausschlüsse nicht auf die einzelnen Aufgaben im Plan übertragen werden. Die Verbindung vom Umfang zur Aufgabendefinition wird manchmal übersehen.

Durch die Verwendung eines Projektmanagementtools wie Proglar können Sie alle Details des Umfangs in ein Projektmodell integrieren, das auf alle Aufgaben übertragen werden kann. Das Proglar-Projektmodell besteht aus einer Reihe von Untermodellen. Die Untermodelle bilden das gesamte Projekt. Der Modellansatz bietet einen Überblick über Einschränkungen und minimiert die Fehlerquote im Projekt.

Die Modelle können automatisch in einen Projektplan übertragen werden, der die vom Projekt erforderlichen Aufgaben enthält. Wenn im Projekt Änderungen auftreten, ändert sich das Projektmodell und es wird klar, wie sich dies auf die einzelnen Aufgaben auswirkt. Es wird klar, welche Aufgaben überarbeitet und erneut überprüft werden müssen, was wiederum die Fehlerbehebung minimiert.

Um die richtigen Leute für das Projektteam auszuwählen, muss der Projektmanager beurteilen, welche Fähigkeiten das Team besitzen muss. Im Projektmanagement-Tool Proglar ist es möglich, Fähigkeiten für jedes Untermodell einzugeben. Der Projektmanager erhält dadurch schnell und einfach einen Überblick über die Fähigkeiten, die das Team haben muss. Dies gibt dem Manager eine bessere Möglichkeit, das richtige Team auszuwählen.

Kompetenzmatrix

Proglar stellt den Benutzern auch eine Fähigkeitenmatrix zur Verfügung und die Matrix wird automatisch aktualisiert, wenn ein Benutzer eine neue Fähigkeit erwirbt.

Ausführungs-/Überwachungsphase

In manchen Fällen wird diese Phase in zwei Phasen unterteilt: Ausführungsphase und Überwachungsphase. In der Praxis sind Ausführung und Überwachung parallele Phasen. Aus diesem Grund handelt es sich hier um eine Phase.

In dieser Phase führt das Team alle Projektaufgaben aus und der Projektmanager überwacht den Projektverlauf.

Eine Aufgabe kann beschrieben werden durch: was getan werden muss, wer es tun muss, wie lange es dauert und wie es überprüft wird. Die Aufgabe hat einen Statusverlauf wie: Geplant, Offen, In Arbeit, Test und Abgeschlossen.

Im Projektmanagement-Tool Projektmanagement-Tool Proglar kann der Statusverlauf vom Unternehmen selbst definiert werden, sodass der Prozess den Prozessen des Unternehmens entspricht. Verschiedene Arten von Aufgaben wie Entwicklung und Qualität können unterschiedliche Statusverläufe haben, die zur Aufgabe passen.

Liefer- und Abschlussphase

Wenn alle Aufgaben abgeschlossen und genehmigt wurden, ist das Projekt zur endgültigen Lieferung bereit und der Kunde genehmigt die Lieferung. Das Projekt kann dann abgeschlossen werden.

Projektmanagementmethoden

Es gibt viele verschiedene Projektmanagementmethoden. Jede Methode hat ihre eigenen Prozesse und Arbeitsmethoden. Man kann nicht sagen, dass eine Projektmanagementmethode besser ist als die andere, jede hat ihre eigenen Vorteile und Funktionen.

Einige Beispiele für Projektmanagementmethoden können genannt werden:

Waterfall

Waterfall-Prinzip ist für die Softwareentwicklung konzipiert und ist eine traditionelle Methode zur Verwaltung von Projekten. Die Methode besteht aus einer Reihe von Phasen, wobei jede Phase abgeschlossen wird, bevor die nächste Phase gestartet wird. Die Phasen sind Spezifikation, Design, Implementierung, Verifizierung und Wartung.

Critical Path (CPM)

Bei der Methode des kritischen Pfads konzentrieren Sie sich auf die längste Reihe abhängiger Aufgaben. Diese Aufgaben bestimmen, wie lange das Projekt dauern wird.

CPM hilft bei der Definition von Meilensteinen und Fristen. Der Zweck der Methode besteht in erster Linie darin, einen möglichst genauen Zeitplan zu erstellen.

Critical Chain (CMM)

Critical Chain methode konzentriert sich auf die Lieferkette des Projekts und ähnelt CPM, wo Sie sich nur auf Ressourcen konzentrieren. Ressourcen können sowohl Team, Ausrüstung als auch gekaufte Komponenten sein.

Agile Methode

Die agile Projektmanagementmethode verwendet einen iterativen Prozess, dessen Ziel darin besteht, das Projekt an einen sich schnell ändernden Markt anzupassen. Die Methode ist auf Projekte anwendbar, bei denen die Spezifikation nicht von Anfang an vollständig vorbereitet ist.

Mit dieser Methode schließen Sie ein Projekt in mehreren kleineren iterativen Prozessen ab.

In agilen Projekten arbeiten Sie mit kleineren Projektteilen. Es ist vorzuziehen, dass die in Bearbeitung befindlichen Teile unabhängig von anderen Teilen sind, die gleichzeitig in Bearbeitung sind.

Scrum

Scrum ist eine Variante der agilen Projektmanagementmethode. Die Arbeit wird in kleineren selbstverwalteten Gruppen erledigt, die in Sprints arbeiten. Sprints sind kurze Entwicklungsprozesse, bei denen das Projektteam kleinere Teile des Projekts abschließt.

Scrum-Teams sind selbstverwaltet und haben einen Teamleiter in Form eines Scrum-Masters, der sicherstellt, dass das Projektteam das Projekt vorantreibt. Die Rolle eines Scrum-Masters ist kein Projektmanager, bezieht sich aber normalerweise auf ihn/sie.

Prince2

Die Prince2-Methode ist prozessbasiert, wobei 7 Themen am wichtigsten sind: Business Case, Organisation, Qualität, Risiko, Änderungen, Planung und Projektfortschritt.

Der Business Case begleitet das Projekt durch alle Projektphasen und wird kontinuierlich aktualisiert.

Die Organisationsstruktur besteht aus klar definierten Rollen, die sicherstellen, dass die Projektteilnehmer die richtige Autorität und Verantwortung haben, um das Projekt abzuschließen.

Die Methode hilft dem Unternehmen sicherzustellen, dass das Projekt die gewünschten Vorteile bringt.

Extreme Programming (XPM)

Extreme Programming ist eine agile Methode, die für Softwareprojekte entwickelt wurde, bei denen das Projektteam sehr flexibel sein muss. Innerhalb von XPM verwenden Sie z. B. User Stories, um den Projektfortschritt sicherzustellen.

User Stories werden von den Stakeholdern erstellt und sind einfache Beschreibungen in der Form als ____ Ich möchte in der Lage sein, __________, sodass ______________ oder ähnliche Form.

User Stories sammeln alle Anforderungen und Ansprüche der Stakeholder und wandeln diese in Epics (viele User Stories derselben Kategorie) um, die dann als Spezifikation für einen Sprint dienen können, in dem das Teilprojekt (Epic) abgeschlossen wird.

Metoden kan være velegnet til projekter, hvor man ønsker at optimere kundeoplevelsen.

Weitere Projektmanagementmethoden

Es gibt noch weitere Projektmanagementtools, die hier nicht behandelt werden. Beispielsweise Six Sigma, das auf Qualität abzielt, LEAN, das auf die Produktion abzielt oder PRiSM, das sich u.a. mit sozialen und ökologischen Aspekten befasst.

Änderungsanforderungsmanagement

Die Dokumentation von Änderungsanforderungen ist ein wichtiger, aber oft übersehener Aspekt des Projektmanagements.

Änderungsanforderungen sind Änderungen oder Ergänzungen, die während eines Projekts auftreten. Sie sind der Grund, warum sich der Projektumfang ändert und sich somit der Zeitplan und die Kostenerwartungen ändern.

Eine Änderungsanforderung kann wie folgt definiert werden: Wer möchte sie, warum, wann und was wird durch die Änderung erreicht. Wenn der Projektmanager Änderungen dokumentiert, kann er sie den richtigen Stakeholdern mitteilen. Bei Streitigkeiten zwischen Stakeholdern kann der Manager eine Historie der Änderungen vorlegen, die während des Projekts aufgetreten sind. Die Historie enthält Fakten und hilft dem Manager, sich auf das Projekt zu konzentrieren, anstatt Konflikte zu lösen.

Die Dokumentation von Änderungsanforderungen zusammen mit einem Kommunikationsplan ist ein wichtiger Faktor, um ein gutes Endergebnis für das Projekt zu erzielen.

Welche Methode ist die richtige für das Projektmanagement?

Es gibt nicht die eine richtige Methode. Sowohl die traditionelle Methode als auch die agile Methode haben positive und negative Aspekte. Bei einer traditionellen Methode des Voranschreitens, bei der jede Phase vor der nächsten abgeschlossen wird, kann sich das Projekt in die Länge ziehen, weil eine Phase zu lange dauert. Bei der agilen Methode kann die iterative Vorgehensweise dazu führen, dass Sie Aufgaben mehrmals erneut angehen müssen, weil der Projektverlauf unerwartete Fehler in vorherigen Aufgaben verursacht oder Aktualisierungen aufgrund von Spezifikationsänderungen erfordert.

Heute sind die meisten Projekte von Natur aus agil, weil die Markteinführungszeit ein größerer Wettbewerbsparameter ist als in der Vergangenheit. Beispielsweise ist das Entwerfen und Bauen eines Hauses zu einem agilen Prozess geworden. Der Kunde ist in die Entwurfsphase eingebunden und kann das Layout in Bezug auf die Position der Wände, das Design der Türen usw. bestimmen. Wände, Türen und Fenster können gleichzeitig mit der Ausführung des Fundaments hergestellt werden. Die Prozesse sind unabhängig voneinander.

Obwohl das Hausprojekt von Natur aus agil ist, können Teile des Projekts nach traditionellen Prinzipien durchgeführt werden. Die Wände können erst hochgezogen werden, wenn das Fundament gegossen ist, das Dach muss erst nach dem Hochziehen der Wände errichtet werden. Bei einem Hausprojekt kann es von Vorteil sein, ein Hybrid aus verschiedenen Projektmethoden zu sein – je nachdem, welcher Projektteil und welche Phase bearbeitet wird.

Es liegt an Ihnen, eine Projektmanagementmethode auszuwählen, die sicherstellt, dass das Projekt so schnell wie möglich, in der gewünschten Qualität und auch sonst den gestellten Anforderungen entspricht. Daher kann es vorteilhaft sein, die Projektmanagementmethode an die Prozesse des Unternehmens anzupassen, da dies in der Regel zu den besten Ergebnissen führt.

Mit Proglar können Sie Ihre Projektmanagementmethode an die Prozesse Ihres Unternehmens anpassen. Und es ist sogar möglich, die einzelnen Aufgaben an Ihre Prozesse anzupassen. Ein Entwickler verwendet einen anderen Statusablauf als ein Einkäufer, da ihre Prozesse nicht gleich sind. Durch die Anpassung der Aufgaben an die Prozesse hilft es dem Projektmanager, einen genaueren Überblick über den Status des Projekts zu erhalten.

Künstliche Intelligenz (KI) im Projektmanagement

Der Einsatz künstlicher Intelligenz in Ihren Projekten kann Ihnen helfen, Ihre Leistung zu verbessern. Der Einsatz künstlicher Intelligenz und anderer technologischer Innovationen im Projektmanagement könnte die Erfolgsquote von Projekten verbessern.

Einige Vorteile:

• Überwachung des Projektfortschritts
• Compliance-Überwachung für Prozesse und Richtlinien
• Automatisierte Erstellung und Verteilung von Projektberichten
• Automatisierung von Prozessen

Projektvorlagen

Ein Unternehmen hat oft Projekte gleicher Art. Ein Beispiel ist ein Unternehmen, das Förderbänder herstellt. Die Projekte des Unternehmens bestehen aus Modulen oder Modellen, die zusammengebaut werden, und Prozessen in Form von Tests, CE- oder UL-Zulassungen usw., die von Projekt zu Projekt gleich oder ähnlich sind.

Es ist sinnvoll, eine Projektvorlage zu verwenden, wobei die Vorlage die Prozesse und Module enthält, die von Projekt zu Projekt wiederverwendet werden. Die Vorlage stellt sicher, dass das Projektteam die notwendigen und routinemäßigen Prozesse durchläuft und keine Modelle neu entwickelt, die bereits im Unternehmen vorhanden sind.

Es ist auch von Vorteil, wenn das Unternehmen die Kontrolle über die Modelle hat, die von Projekt zu Projekt wiederverwendet werden. Wenn es Änderungen an den Modellen gibt, können Sie in früheren Projekten suchen und die Projekte finden, in denen Modelle enthalten sind. Dies hilft sowohl im Hinblick auf etwaige Kundenbeschwerden als auch im Falle von Zusatzverkäufen.

Mit Proglar können Sie benutzerdefinierte Vorlagen und Modelle erstellen, die in mehreren Projekten wiederverwendet werden können. Gleichzeitig stellen Benutzerberechtigungen sicher, dass nur Benutzer mit der richtigen Verantwortung Änderungen an den Modellen vornehmen können.

Was ist gutes Projektmanagement

Unabhängig davon, für welche Projektmanagementmethode Sie sich entscheiden, gibt es einige Punkte, die dem Projektmanager immer dabei helfen, ein akzeptables Ergebnis für das Projekt sicherzustellen. Wir schreiben akzeptabel, weil ziemlich viele Projekte nicht abgeschlossen werden oder mit dem gewünschten Ziel enden. Die Gründe dafür sind vielfältig und es ist nicht sicher, ob der Projektmanager Einfluss auf die Gründe hat.

Wenn Sie als Projektmanager die folgenden Punkte beachten, besteht eine Wahrscheinlichkeit, dass Sie gute Ergebnisse erzielen.

• Projektumfang/Anforderungsspezifikation
  Überprüfen Sie, ob das Projekt jederzeit der Projektanforderungsspezifikation entspricht. Aktualisieren Sie den Umfang bei Bedarf.
• Projektkosten
  Überprüfen Sie die Kosten kontinuierlich und berichten Sie der Organisation. Dadurch wird sichergestellt, dass die Organisation mit Entwicklungen vertraut ist und die Gründe für Änderungen kennt. Stakeholder haben die Möglichkeit zu reagieren, wenn sie informiert werden.
• Stakeholder
  Kennen Sie die Stakeholder des Projekts und stellen Sie sicher, dass sie jederzeit über die erforderlichen Informationen verfügen. Jeder Stakeholder ist anders und möchte Informationen auf unterschiedliche Weise. Sie werden nicht über- oder unterinformiert. Lernen Sie die Stakeholder kennen und erstellen Sie einen Kommunikationsplan.
• Projektteam
  Wenn Sie die Möglichkeit haben, wählen Sie das Team aus, das am besten zu den Aufgaben des Projekts passt. Behalten Sie das Team kontinuierlich im Auge.
• Projektmanagementmethode
  Wenn die Organisation über ein Verfahren für das Projektmanagement verfügt, muss dieses befolgt werden. Andernfalls können Sie als Projektmanager die Projektmanagementmethode wählen, die am besten zum Projekt und zu Ihnen passt.
• Automatisierung und Tools
  Wählen Sie ein Projektmanagementtool, das das Projektteam bei der Durchführung der Routineaufgaben unterstützt – Überwachung, Aufgabenverwaltung, Fehlerberichterstattung, Änderungsanforderungen usw. Für Standardprojekte kann es von Vorteil sein, eine Projektvorlage zu entwickeln, die an den spezifischen Projekttyp angepasst ist.