Projektledningsverktyg – få bästa resultat

Tidsanvändning och ekonomi

Den optimala tidsanvändningen i ett projekt är lika med budgeten. Inte mindre, inte mer. Anledningen till att ett projekt som presterar bättre än budgeterat inte är bättre än ett som presterar enligt budget är att prognoser för tidsåtgång och ekonomi får konsekvenser för företagets resultat.

Projekt planeras med viss marginal i förhållande till ekonomi och tidsåtgång, men ju mindre marginal, desto mindre pengar slösas bort i förhållande till omfördelning av ekonomi och resurser.

Om ett företag har i snitt 10 projekt på gång per vecka, som vart och ett har avsatt 500 timmar, så kommer alltför höga tidsuppskattningar i värsta fall innebära att det inte blir något arbete för projektgruppen på några veckor. Uppskattningar som är för låga kommer att resultera i veckors behov av att ta in externa resurser. Båda senariona har negativa ekonomiska konsekvenser för företaget. Detta är anledningen till att en tidsuppskattning så nära den verkliga förbrukningen är optimal.

Om den ekonomiska prognosen ligger under budget är den till synes positiv. Likaså är en prognos över budget negativ. I praktiken är båda inte till företagets bästa. Säljorganisationen beräknar sin täckningsgrad utifrån olika parametrar, inklusive den ekonomiska prognosen för projektet. Ju mer exakt budget, desto bättre kan säljorganisationen förutse rätt pris och därmed öka konkurrenskraften. Och ökad konkurrenskraft resulterar i fler projekt, vilket gör att företaget kan växa organiskt.

Bedömning av projektets slutresultat

Den sista delen av en projektledares KPI:er är bedömning av slutresultatet. Detta kommer alltid att vara en subjektiv bedömning.

Bedömningen kan delas in i

• Den interna bedömningen
• Kundens bedömning
• Lagkrav

Alla 3 bedömningarna ska helst vara positiva.

Ett projekt är en organisk enhet som utvecklas i takt med att projektet går framåt. Både projektteamet och kunden får med tiden större insikt i projektet. Denna större insikt kan lösa förändringar i projektets omfattning längs vägen. De saker som ansågs viktiga i projektets inledningsskede kan visa sig vara mindre viktiga och tillägg av nya krav eller ändringar av befintliga krav kan bli nödvändigt. Precis som lagkrav och marknadsrörelser kan förändra projektets omfattning.

Av dessa skäl kommer ett projektresultat som uppfyller kraven i projektets inledande fas inte nödvändigtvis att bedömas som positivt.

En viktig faktor är att matcha kundens förväntningar med vad företaget har lovat. Kunden kan ha en förväntan på att få en produkt/tjänst vars kvalitet inte stämmer överens med projektets ekonomi.

Standardexemplet är att köpa en bil. Kunden vill ha en ny bil, säljaren är vältalig och ger intrycket att kunden köper en Audi, när det i verkligheten är en Suzuki. Detta skapar problem i förhållande till kundens förväntningar och företagets förmåga att leva upp till förväntningarna.

För att få en positiv bedömning från alla parter måste alla luckor i förhållande till kundens förväntningar på projektet redas ut. Luckorna ska identifieras och en kommunikationsplan ska upprättas. Planen följs löpande upp under projektets gång. Sannolikheten för en bra bedömning av projektet kommer att öka och även dåliga projekt kan få en bra bedömning.

Hur når projektledaren det goda resultatet

För att få bra resultat med ett projekt måste projektledaren ta fram en projektplan, där tidplan och ekonomi följs och en positiv bedömning från alla parter ska uppnås. Samtidigt vet projektledaren att projektet troligen kommer att förändras längs vägen, vilket påverkar de 3 faktorerna.

Projektledningsverktyg kan hjälpa projektledaren att uppnå resultat om verktygen är flexibla och anpassningsbara och passar alla projektgruppens behov. Projektverktygen ska anpassas till företagets projektarbetssätt och hjälpa projektledaren och teamet genom hela projektet.

Projektledningsverktyg

Syftet med projektledningsverktyg är att hjälpa chefen och teamet genom hela projektprocessen. Projektledningsverktygen ska säkerställa att projektet följer policyerna i företaget och ge en överblick över projektet vid varje given tidpunkt.

Helst ger projektledningsverktyget en beskrivning av företagets beslutsstruktur och policyer för att utveckla projekt. Den visar vilka som generellt godkänner projekt, vem som är medlem i var och en av projektens styrgrupper och vilka som ingår i projektens team.

Verktyget ger användarbehörigheter för anpassad design och hjälper användare att få insikt i projektet. Det gör det möjligt för projektledaren att agera proaktivt för att säkerställa projektets framsteg. I Proglar projektledningsverktyg kan projektfaser skräddarsys av företaget självt. Ett exempel på hur projektfaserna för ett projekt kan vara i Proglar, beskrivs nedan.

Projektfaser – ett exempel

Ett projekt har en livscykel som kan delas in i faser. Många företag har sina egna definitioner av faser. Faserna kan beskrivas som:

• Initiering
• Planering
• Utförande/övervakning
• Leverans och stängning

Initieringsfas

I initieringsfasen bedöms projektets värde. Affärsmål, projektförutsättningar, antaganden, begränsningar och undantag skrivs i en projektomfattning. Affärsfallet för projektet utarbetas.

I denna fas accepterar kunden förutsättningar och definitioner för leveranser, samt ställer upp eventuella krav i förhållande till deadlines för leveranser.

Om det bedöms av företaget och kunden att projektet är genomförbart flyttas projektet till nästa projektfas: Planering.

Planeringsfas

I planeringsfasen bearbetas projektomfattningen och en detaljplan för projektet upprättas. Projektledaren utarbetar en kommunikationsplan för intressenter och teamet väljs ut.

När projektet går från omfattning till detaljplan finns det en risk att antaganden, antaganden, begränsningar och undantag inte överförs till de enskilda uppgifterna i planen. Länken från omfattning till uppgiftsdefinition förbises ibland.

Genom att använda ett projektledningsverktyg som Proglar kan du infoga alla detaljer från omfattningen till en projektmodell som kan överföras till alla uppgifter. Projektmodellen Proglar består av ett antal delmodeller. Delmodellerna utgör hela projektet. Modellansatsen ger en överblick över begränsningar och minimerar felfrekvensen i projektet.

Modellerna kan automatiskt överföras till en projektplan som innehåller de uppgifter som projektet kräver. När förändringar sker i projektet förändras projektmodellen och det blir tydligt hur det påverkar de enskilda uppgifterna. Det blir tydligt vilka uppgifter som behöver omarbetas och ses över, vilket i sin tur minimerar felsökning.

För att välja rätt personer till projektteamet måste projektledaren bedöma vilken kompetens teamet måste besitta. I projektledningsverktyget Proglar är det möjligt att infoga kompetens för varje delmodell. Projektledaren får därigenom snabbt och enkelt en överblick över den kompetens som teamet måste ha. Detta ger chefen en bättre möjlighet att välja rätt lag.

Kompetensmatris

Proglar tillhandahåller också en färdighetsmatris för användare och matrisen uppdateras automatiskt varje gång en användare förvärvar en ny färdighet.

Utförande/övervakningsfas

I vissa fall är denna fas uppdelad i två faser: genomförandefas och övervakningsfas. I praktiken är utförande och övervakning parallella faser. Av denna anledning är det en fas här.

I denna fas utför teamet alla projektuppgifter och projektledaren övervakar projektets framsteg.

En uppgift kan beskrivas med: vad som behöver göras, vem som behöver göra det, hur lång tid det tar och hur det verifieras. Uppgiften har en statusförlopp som: Planerad, Öppen, Pågår, Test och Slutförd.

I projektledningsverktyget Projektledningsverktyget Proglar kan statusprocessen definieras av företaget självt, så att processen överensstämmer med företagets processer. Olika typer av uppgifter som utveckling och kvalitet kan ha olika statusförlopp som matchar uppgiften.

Leverans och stängningsfas

När alla uppgifter är genomförda och godkända är projektet klart för slutleverans och kunden godkänner leverans. Projektet kan sedan slutföras.

Projektledningsmetoder

Det finns många olika projektledningsmetoder. Varje metod har sina processer och arbetssätt. Man kan inte säga att den ena projektledningsmetoden är bättre än den andra, de har var och en sina fördelar och funktioner.

Några exempel på projektledningsmetoder kan nämnas

Waterfall

Waterfall är designat för mjukvaruutveckling och är en traditionell hantering av projekt. Metoden består av en serie faser, där varje fas avslutas innan nästa fas påbörjas. Faserna är specifikation, design, implementering, verifiering och underhåll.

Critical Path (CPM)

Med metoden Critical Path fokuserar du på vad den längsta serien av beroende uppgifter är. Det är dessa uppgifter som avgör hur länge projektet ska pågå.

CPM hjälper till att definiera milstolpar och deadlines. Syftet med metoden är först och främst att ge ett så exakt schema som möjligt.

Critical Chain (CMM)

Critial Chain-metoden fokuserar på projektets försörjningskedja och liknar CPM, där man bara fokuserar på resurser. Resurser kan vara både team, utrustning och inköpta komponenter.

Agil metod

Agil projektledningsmetod använder en iterativ process, där syftet är att anpassa projektet till en snabbt föränderlig marknad. Metoden är tillämpbar på projekt där specifikationen inte är helt färdig från början.

Med denna metod slutför du ett projekt i flera mindre iterativa processer.

I agila projekt arbetar du med mindre delar av projekt. Det är föredraget att de delar som pågår är oberoende av andra delar som pågår samtidigt.

Scrum

Scrum är en variant av den agila projektledningsmetoden. Arbetet sker i mindre självstyrande grupper som arbetar i sprint. Sprints är korta utvecklingsprocesser där projektgruppen genomför mindre delar av projektet.

Scrum-team är självstyrande och har en teamledare i form av en scrum master som ser till att projektteamet driver projektet framåt. En scrum master roll är inte en projektledare, utan kommer vanligtvis att referera till honom/henne.

Prince2

Prince2-metoden är processbaserad, där de viktigaste är 7 teman: affärscase, organisation, kvalitet, risk, förändringar, planering och framsteg av projektet.

Affärsfallet följer projektet hela vägen genom projektets faser och uppdateras kontinuerligt.

Organisationsstrukturen består av väl definierade roller som säkerställer att projektets deltagare har rätt befogenhet och ansvar för att genomföra projektet.

Metoden hjälper företaget att säkerställa att projektet ger de fördelar som företaget önskar.

Extreme Programming (XPM)

Extreme Programming är en agil metod som har utvecklats för mjukvaruprojekt där projektgruppen ska vara mycket flexibel. Inom XPM använder du t.ex. User stories för att säkerställa framsteg i projektet.

Metoden kan även passa för projekt där man vill förbättra kundupplevelsen.

User stories utarbetas av intressenterna och är enkla beskrivningar i form av som en ____ Jag ​​skulle vilja kunna __________ sådan att ______________ eller liknande enkel form.

User stories samlar alla de krav och krav som intressenterna har och omvandlar dem till epos (många user stories i samma kategori), som kan bilda specifikationer för en sprint där delprojektet (epos) genomförs.

Andra projektledningsmetoder

Det finns andra projektledningsverktyg som inte täcks här. Till exempel Six Sigma som är avsedd för kvalitet, LEAN som riktar sig till produktion eller PRiSM som bl.a. behandlar sociala och miljömässiga aspekter.

Hantering av ändringsförfrågningar

Att dokumentera ändringsförfrågningar är en viktig men ofta förbisedd aspekt av projektledning.

Ändringsförfrågningar är ändringar eller tillägg som sker under ett projekt. De är anledningen till att projektomfattningen förändras och därmed tidplanen och kostnadsförväntningarna ändras.

En förändringsförfrågan kan definieras som: vem vill ha den, varför, när och vad som uppnås med förändringen. När projektledaren dokumenterar förändringar kan chefen kommunicera förändringar till rätt intressenter. Vid tvister mellan intressenter kan chefen presentera en historik över förändringar som har skett under projektets gång. Historiken är fakta och hjälper chefen att hålla fokus på projektet snarare än att lösa konflikter.

Ändringsförfrågan dokumentation tillsammans med en kommunikationsplan är en viktig faktor för att uppnå ett bra slutresultat för projektet.

Vad är rätt projektledningsmetod?

Som sådan finns det ingen rätt metod. Både den traditionella metoden och den agila metoden har positiva och negativa aspekter. Med en traditionell metod för framsteg, där varje fas avslutas innan nästa fas, kan projektet dra ut på tiden eftersom en fas tar för lång tid. Med den agila metoden kan den iterativa metoden resultera i att du måste gå igenom uppgifter flera gånger, eftersom projektprocessen orsakar oväntade fel i tidigare uppgifter eller kräver uppdateringar på grund av specifikationsändringar.

Idag är de flesta projekt agila till sin natur, eftersom time-to-market är en större konkurrensparameter än tidigare. Att designa och bygga ett hus har till exempel blivit en smidig process. Kunden är med i projekteringsfasen och kan bestämma layouten vad gäller väggarnas placering, dörrarnas utformning etc. Väggar, dörrar och fönster kan produceras samtidigt som grundläggningen utförs. Processerna är oberoende av varandra.

Även om husprojektet är agilt till sin karaktär kan delar av projektet genomföras enligt traditionella principer. Väggarna kan inte sättas upp innan grunderna är gjutna, taket måste etableras efter att väggarna satts upp. Det kan vara en fördel för ett husprojekt att vara en hybrid av olika projektmetoder – beroende på vilken del av projektet och vilken fas som bearbetas.

Det är upp till dig att välja en projektledningsmetod som säkerställer att projektet genomförs så snabbt som möjligt, till önskad kvalitet och i övrigt uppfyller de krav som ställts. Därför kan det vara fördelaktigt att anpassa projektledningsmetoden till företagets processer, eftersom detta oftast leder till de bästa resultaten.

Med Proglar kan du anpassa din projektledningsmetod till ditt företags processer. Och det är till och med möjligt att anpassa de enskilda arbetsuppgifterna till dina processer. En utvecklare använder ett annat statusflöde än en köpare, eftersom deras processer inte är desamma. Genom att anpassa uppgifter till processer hjälper det projektledaren att skapa en mer exakt överblick över projektets status.

Artificiell intelligens (AI) i projektledning

Att använda artificiell intelligens i dina projekt kan hjälpa dig att förbättra din prestation. Att tillämpa artificiell intelligens och andra tekniska innovationer för projektledning kan förbättra projektens framgångsförhållande.

Några fördelar:

• Uppföljning av projektets framsteg
• Efterlevnadsövervakning för processer och policyer
• Automatiserad framställning och distribution av projektrapporter
• Automatisering av processer

Projektmallar

Ett företag har ofta projekt av samma karaktär. Ett exempel är ett företag som tillverkar transportband. Företagets projekt består av moduler eller modeller som byggs ihop och processer i form av provning, CE- eller UL-godkännande etc. och är lika eller liknande från projekt till projekt.

Det är användbart att använda en projektmall, där mallen innehåller de processer och moduler som återanvänds från projekt till projekt. Mallen säkerställer att projektgruppen tar sig igenom nödvändiga och rutinmässiga processer och utvecklar inte modeller som redan finns i företaget.

Det är också en fördel om företaget har kontroll över de modeller som återanvänds från projekt till projekt. Om det blir ändringar i modellerna kommer du att kunna söka i tidigare projekt och hitta de projekt där modeller ingår. Det hjälper både i förhållande till eventuella kundklagomål och vid merförsäljning.

Med Proglar kan du skapa skräddarsydda mallar och modeller som kan återanvändas i flera projekt. Samtidigt säkerställer användarbehörigheter att endast användare med rätt ansvar kan göra ändringar på modellerna.

Vad är bra projektledning

Oavsett vilken projektledningsmetod du väljer finns det några uppmärksamhetspunkter som alltid hjälper projektledaren att säkerställa ett acceptabelt resultat för projektet. Vi skriver acceptabelt eftersom ganska många projekt inte är avslutade eller slutar med önskat mål. Det finns många anledningar till detta och det är inte säkert att projektledaren har inflytande över orsakerna.

Om du som projektledare följer nedanstående finns det en sannolikhet att du når bra resultat.

• Projektets omfattning/kravspecifikation
  Kontrollera att projektet hela tiden följer projektets kravspecifikation. Uppdatera omfattningen vid behov.
• Projektkostnader
  Kontrollera kostnaderna löpande och rapportera tillbaka till organisationen. Detta säkerställer att organisationen är insatt i utvecklingen och känner till orsakerna till förändringar. Intressenter har möjlighet att svara när de blir informerade.
• Intressenter
  Känna till projektets intressenter och se till att de hela tiden har nödvändig information. Varje intressent är olika och vill ha information på olika sätt. De kommer inte att vara över- eller underinformerade. Lär känna intressenterna och förbered en kommunikationsplan.
• Projektteam
  Om du har möjlighet, välj det team som bäst passar projektets uppgifter. Fortlöpande följa upp laget.
• Projektledningsmetod
  Om organisationen har en procedur för projektledning ska denna följas. Annars kan du som projektledare välja den projektledningsmetod som passar projektet och dig bäst.
• Automation och verktyg
  Välj ett projektledningsverktyg som stödjer projektets team i att utföra rutinuppgifterna – övervakning, uppgiftshantering, buggrapportering, ändringsförfrågningar etc. För standardprojekt kan det vara fördelaktigt att ta fram en projektmall som är anpassad till den specifika projekttypen .