Varför så många projekt misslyckas innan de startar
Statistiken är nedslående. Ca. 31% av IT-projekt avbryts helt. Ytterligare 52% kämpar. Bara 16% lyckas.
Henning Christiansen argumenterar att de flesta projekt misslyckas för att de inblandade förlorar tron på dem. Inte på grund av tekniska fel. För att någon beslutade att projektet inte var värt att kämpa för.
Projektets livscykel: var initiering passar in
Varje projekt rör sig genom igenkännbara faser. Att förstå var initiering passar är grundläggande.
Initieringsfasen producerar tre saker som inget nedströms kan ersätta: ett tydligt projektändamål, en realistisk bedömning, och ett projektcharter.
Steg 1 — Etablera ett tydligt projektändamål
Innan ett charter. Innan ett kickoff-möte. Projektet behöver ett ändamål — och ändamålet måste vara verkligt, inte politiskt.
Christiansen är tydlig om vad ett vagt ändamål producerar: scope creep, förvirring och projekt som drar ut i det oändliga. Ingen ifrågasatte driften för att ingen hade förankrat teamet till ett tydligt ändamål från starten.
Vagt: 'Vi behöver förbättra kundnöjdheten.' Halvkonkret: 'Vi ska minska kundklagomål med 10%.' Konkret: 'Vi ska minska kundklagomål med 15% till Q4 genom förbättrad serviceträning och ett nytt klagomålssystem.'
Steg 2 — Feasibility: det ärliga samtalet ingen vill ha
En feasibility-studie bedömer om projektet faktiskt är värt att genomföra. Airbus planerade att sälja minst 700 A380-plan för att göra programmet lönsamt. 2019 hade de levererat 234.
En ordentlig feasibility-studie adresserar tre frågor: Kommer att uppnå detta mål faktiskt lösa problemet? Vad kostar det? Vad kan gå fel?
I praktiken beställs feasibility-studier ofta av samma människor som vill att projektet genomförs. Unicorns PM-roll är att säkerställa att feasibility-samtalet är ärligt.
Steg 3 — Kartlägg dina intressenter innan allt annat
Intressentkartan är inte en kickoff-leverabel. Det är en förutsättning för allt annat. Christiansen identifierar tre primära intressentgrupper: organisationen, projektteamet och kunden.
Denna artikel refererar till de politiska dynamikerna som löper under varje projekt. Fullständig guide: Intressenthantering och Monkey Poker →
Steg 4 — Skriv projektcharteret
Projektcharteret är projektets grundläggande dokument. Det formellt auktoriserar projektet och etablerar projektledarens mandat.
- Projekttitel och ändamål
- Scope-deklaration — vad som ingår och explicit vad som inte gör det
- Mål — mätbara, tidsbundna, överenskomna av alla nyckelintressenter
- Intressentlista
- Projektledarens auktoritet
- Tidslinje på hög nivå
- Budgetram
- Risker och antaganden
- Signatur — explicit godkännande från projektstyret
När en Chameleon hävdar att en funktion 'alltid var en del av projektet' visar charteret exakt vad som avtalades.
Steg 5 — Bygg visionboardet och tillämpa MoSCoW
Projektcharteret dokumenterar det formella mandatet. Visionboardet kommunicerar projektets mål visuellt. Kör MoSCoW-prioriteringen som en intressentsession. Förvänta meningsskiljaktigheter. Dokumentera dem.
Steg 6 — Välj din projh2tmetod
Att välja metodik är inte en filosofisk övning. Det är ett praktiskt beslut baserat på vad projektet faktiskt behöver.
Christiansens praktiska observation: valet av metodologi spelar mindre roll än de flesta antar. Vad ingen metod kan leverera är viljan att lyckas.
Steg 7 — Definiera och skydda scope
Scope-definition har två lika viktiga delar: vad som ingår, och vad som är explicit uteslutet. Utan en dokumenterad 'Won't have'-lista blir varje utesluten punkt en förhandlingspunkt.
"'Could have'-mål är den vanligaste källan till scope creep — den okontrollerade expansionen av projektomfång utan motsvarande justeringar i tid, resurser eller budget."
— Henning Christiansen, Project Management: The Red Pill
Steg 8 — Riskbedömning och initialt riskregister
Riskbedömning i initieringsfasen handlar om att identifiera antaganden som kan vara fel. Skriv ner antagandena. Fråga: vad händer med projektet om detta antagande är fel?
Steg 9 — Resurs- och teamh2anering
Vem som är på detta projekt bestämmer vad det kan leverera. Resursplanering vid initiering fastställer: vem är tillgänglig och när, vilka färdigheter projektet faktiskt kräver.
Steg 10 — Kickoff-mötet
Kickoff-mötet är inte en briefing. Det är ögonblicket projektet blir verkligt för alla inblandade.
- Projektändamål
- Scope och MoSCoW-prioriteter
- Roller och ansvar
- Metodik och process
- Kommunikationsrytm
- Ändringshanteringsprocess
- Riskmedvetenhet
Var uppmärksam på vem som frågar vad. En Chameleon frågar om synlighets- och erkännandemöjligheter. En Rooster utmanar det tekniska angreppssättet. Kickoff-mötet avslöjar intressentlandskapet.
Steg 11 — Etablera rapporterings- och kommunikationsrytm
Rapportering är inte en byråkratisk skyldighet. Det är ett av projektledarens primära politiska verktyg. Regelbunden, noggrann, proaktiv rapportering skapar papperspåret.
Vad man ska göra — och vad man ska undvika
- Etablera ett konkret, mätbart projektändamål
- Genomför en ärlig feasibility-studie
- Kartlägg intressenter innan du definierar scope
- Skriv ett projektcharter med explicit signatur
- Bygg visionboardet med MoSCoW-etiketter och dokumentera oenigheter
- Välj metod baserat på projektets faktiska behov
- Definiera vad som explicit INTE ingår i scope
- Identifiera politiska risker i riskregistret från dag ett
- Allokera resurser medvetet
- Använd kickoff-mötet för att observera intressentdynamiker
- Etablera en rapporterings- och kommunikationsplan
- Börja inte planera innan ändamålet är överenskommet
- Behandla inte business casen som feasibility-studien
- Hoppa inte över intressentkartan
- Skriv inte ett charter utan explicit signatur
- Lämna inte 'Could have'-element odefinierade
- Välj inte metodik för att imponera intressenter
- Låt inte en Chameleons entusiasm ersätta en ordentlig bedömning
- Anta inte att kickoff-mötet skapade alignment
- Bygg inte en kommunikationsplan baserad enbart på skriftliga uppdateringar
- Hoppa inte över riskregistret
Börja med ändamål, inte process
Unicorns PM börjar inte med charter-mallen. De börjar med att fråga: varför existerar detta projekt egentligen?
Känn spelet innan spelet börjar
Unicorns PM kartlägger intressenter innan kickoff. Denna kunskap formar varje kommunikationsbeslut.
- Dela äran medvetet — även med dem som inte fullt ut förtjänat det.
- Dokumentera allt som spelar roll vid initiering.
- Gör Honey Bees synliga från starten.
- Sätt kommunikationsrytmen innan någon ber om den.
Starta ett projekt i Proglar
Proglar är byggt kring initieringsdisciplinerna som beskrivs i denna artikel.
Starta varje projekt rätt
Proglar kopplar projektändamålet till uppgifter, intressenter till kommunikationsplan och riskregister till modell. Prova gratis i 30 dagar.