Kompetensmatris: hur man använder den bäst
En kompetensmatris är ett smart verktyg som ger dig en överblick över vad ditt team kan och vem som är bäst på vad. Det handlar om att säkerställa att rätt personer gör rätt uppgifter – snabbt och effektivt.
Men om du börjar om från början och skapar en ny kompetensmatris varje gång du startar ett nytt projekt, slösar du för mycket tid och får inte ut maximal nytta av matrisen. I stället bör du skapa en matris som täcker företagets alla kompetenser och använda den varje gång du startar ett projekt. Det ger dig en tydlig bild av vem som kan vad och var det finns brister i kompetenser. Då kan du också avgöra om du behöver vidareutbilda dina medarbetare eller ta in extern expertis.
Genom att skapa en kompetensmatris som fokuserar på företagets behov kan du se var ni behöver stärka er eller säkerställa att flera medarbetare behärskar samma nyckelkompetenser. Kom ihåg att nyckelkompetenser alltid bör täckas av fler än en person.
En bra kompetensmatris bör visa:
- Hur viktig en kompetens är för företaget.
- Vem som har vilka kompetenser.
- Hur mycket erfarenhet varje medarbetare har av en viss kompetens.
- När medarbetaren senast använde kompetensen.
- Vilken nivå medarbetaren har inom kompetensen.
Med den överblicken kan du fatta bättre beslut om vilka som ska arbeta med olika projekt.
Experter är viktiga – men de ska inte stå ensamma.
Nyckelkompetenser bör täckas av flera medarbetare, så att företaget inte plötsligt står utan viktiga kunskaper om någon slutar. Många glömmer detta och förlitar sig på att experterna stannar kvar. Men om de slutar kan det bli dyrt – både i pengar och förlorade projekt.
Kompetenser behöver underhållas.
Vissa färdigheter är som att cykla – man glömmer dem aldrig. Andra behöver kontinuerligt underhåll, precis som ett flygcertifikat som måste uppdateras varje år. Det gäller också i arbetslivet. Om en medarbetare har lärt sig något viktigt är det företagets ansvar att se till att den kunskapen används och hålls aktuell.
Träna din personal medan du kan.
Det är inte alltid de mest erfarna som ska delta i ett projekt. Ibland är det smartare att välja mindre erfarna medarbetare för att stärka deras kompetenser – de erfarna kan fungera som mentorer. På så sätt undviker du flaskhalsar och höjer företagets totala kompetensnivå. Det är en win-win för alla.
Kombinera erfarna och oerfarna för bästa resultat.
Ett bra projektteam består av både erfarna och oerfarna personer. De oerfarna ställer ofta de "irriterande" frågorna som: ”Varför gör vi så här?” I 99 fall av 100 är svaret att erfarenheten visar att det är den bästa lösningen. Men någon gång leder frågan till en bättre lösning. Erfarenhet är ovärderlig, men nya perspektiv kan lyfta företagets kunskap och göra er ännu bättre.
Så använder du en kompetensmatris
En kompetensmatris ger en överblick över vad företaget kan – och vad ni behöver. Börja med att göra en lista över alla kompetenser som företaget använder. Dela sedan upp dem i:
- Interna kompetenser: Vad vill ni själva ha kontroll över?
- Externa kompetenser: Vad kan ni med fördel köpa in?
Exempel: Expertkunskap som kräver specialutrustning eller är mycket nischad kan vara billigare att anlita externt.
De interna kompetenserna kan delas ytterligare i:
- Generella kompetenser som alla medarbetare bör känna till.
- Expertkompetenser som bara några få medarbetare har djup kunskap om.
Kartlägg era medarbetare
Gå sedan igenom vilka medarbetare som har vilka kompetenser och på vilken nivå. För externa kompetenser kan det vara en bra idé att identifiera flera potentiella leverantörer så att ni alltid har en backup.
Håll kompetensmatrisen uppdaterad
Lägg regelbundet till nya kompetensbehov och justera om medarbetare utvecklar nya färdigheter. På så sätt har ni alltid ett uppdaterat verktyg som kan användas för alla projekt.
Så väljer du rätt team för projekten
När projektledaren har en överblick över uppgifterna i projektet kan hen snabbt matcha de nödvändiga kompetenserna med företagets kompetensmatris. Det gör det enkelt att sätta ihop ett team som både genomför projektet effektivt och bidrar till företagets utveckling.
En kompetensmatris som täcker företagets alla kompetenser sparar tid, ger tydlighet och hjälper er att utnyttja resurserna på bästa sätt – både på kort och lång sikt.