Kompetensmatris: hur man använder den bäst
En kompetansematrise er et smart verktøy som gir deg oversikt over hva teamet ditt kan, og hvem som er best til hva. Det handler om å sikre at de rette personene gjør de rette oppgavene – raskt og effektivt.
Men hvis du lager en ny kompetansematrise hver gang du starter et prosjekt, bruker du altfor mye tid og utnytter ikke matrisens fulle potensiale. I stedet bør du lage en matrise som dekker alle selskapets kompetanser og bruke den hver gang du starter et prosjekt. Det gir deg en tydelig oversikt over hvem som kan hva, og hvor det mangler ferdigheter. På den måten kan du også avgjøre om du bør oppgradere de ansatte eller hente inn ekstern ekspertise.
Ved å lage en kompetansematrise med fokus på selskapets behov, kan du se hvor det er behov for forbedringer eller sørge for at flere medarbeidere kan dekke de samme nøkkelkompetansene. Husk, nøkkelkompetanser bør alltid være dekket av mer enn én person.
En god kompetansematrise bør vise:
- Hvor viktig en kompetanse er for selskapet.
- Hvem som har hvilke ferdigheter.
- Hvor mye erfaring hver medarbeider har med en ferdighet.
- Når medarbeideren sist brukte ferdigheten.
- Hvilket nivå medarbeideren har innen ferdigheten.
Med denne oversikten kan du ta bedre beslutninger om hvem som skal jobbe med ulike prosjekter.
Eksperter er viktige – men de bør ikke stå alene.
Nøkkelkompetanser bør være dekket av flere medarbeidere, slik at selskapet ikke står uten viktige ferdigheter hvis noen slutter. Mange glemmer dette og stoler på at ekspertene blir værende. Men hvis de slutter, kan det bli kostbart – både økonomisk og i form av tapte prosjekter.
Kompetanser krever vedlikehold.
Noen ferdigheter er som å sykle – du glemmer dem aldri. Andre må vedlikeholdes regelmessig, som et flysertifikat som må fornyes hvert år. Dette gjelder også i arbeidslivet. Hvis en medarbeider har lært noe viktig, er det selskapets ansvar å sørge for at denne kunnskapen blir brukt og vedlikeholdt.
Tren opp dine ansatte mens du kan.
Det er ikke alltid de mest erfarne som bør settes på et prosjekt. Noen ganger er det bedre å velge mindre erfarne medarbeidere for å utvikle ferdighetene deres – de erfarne kan fungere som mentorer. På den måten unngår du flaskehalser og øker selskapets samlede kompetansenivå. Det er en vinn-vinn-situasjon for alle.
Kombiner erfarne og uerfarne for de beste resultatene.
Et godt prosjektteam består av både erfarne og uerfarne medarbeidere. De uerfarne stiller ofte de "irriterende" spørsmålene, som: «Hvorfor gjør vi det på denne måten?» I 99 av 100 tilfeller er svaret at erfaringen viser at dette er den beste løsningen. Men noen ganger kan spørsmålet føre til smartere løsninger. Erfaring er uvurderlig, men nye perspektiver kan løfte selskapets kunnskap og gjøre dere enda bedre.
Hvordan bruke en kompetansematrise
En kompetansematrise gir en oversikt over hva selskapet kan – og hva dere trenger. Start med å lage en liste over alle kompetansene selskapet bruker. Del dem deretter opp i:
- Interne kompetanser: Hva vil dere håndtere selv?
- Eksterne kompetanser: Hva kan dere med fordel kjøpe inn?
Eksempel: Ekspertkunnskap som krever spesialutstyr eller er svært nisjepreget, kan være billigere å hente eksternt.
De interne kompetansene kan deles videre inn i:
- Generelle kompetanser som alle ansatte bør kjenne til.
- Ekspertkompetanser som kun noen få ansatte har dyp innsikt i.
Kartlegg dine ansatte
Gå deretter gjennom hvilke medarbeidere som har hvilke ferdigheter, og på hvilket nivå. For eksterne kompetanser kan det være en god idé å identifisere flere mulige leverandører, slik at dere alltid har en backup.
Hold kompetansematrisen oppdatert
Legg jevnlig til nye kompetansebehov og juster hvis ansatte utvikler nye ferdigheter. På denne måten har dere alltid et oppdatert verktøy som kan brukes på tvers av alle prosjekter.
Hvordan velge riktig team for prosjekter
Når prosjektlederen har fått oversikt over oppgavene i et prosjekt, kan han eller hun raskt matche de nødvendige kompetansene med selskapets kompetansematrise. Dette gjør det enkelt å sette sammen et team som både gjennomfører prosjektet effektivt og bidrar til selskapets utvikling.
En kompetansematrise som dekker alle selskapets kompetanser, sparer tid, gir klarhet og hjelper dere å utnytte ressursene på best mulig måte – både på kort og lang sikt.