Hva er prosjektkommunikasjonsstyring?
Prosjektkommunikasjonsstyring er disiplinen å planlegge, utføre og kontinuerlig tilpasse hvordan informasjon flyter mellom prosjektlederen, teamet, interessentene og prosjektstyret.
For Christiansen er kommunikasjonsstyring den primære mekanismen gjennom hvilken en prosjektleder forebygger kaos — ikke bare formidler informasjon. Det er her Monkey Poker starter og konflikter gjærer.
"Kommunikasjon handler ikke bare om å sende ut meldinger. Det handler om å skape en rolig og fokusert atmosfære for prosjektteamet, der de fullt ut kan konsentrere seg om oppgavene sine."
— Henning Christiansen, Project Management: The Red Pill
De syv prinsippene for effektiv prosjektkommunikasjon
Christiansen definerer kommunikasjon som en disiplin med syv sammenvevde prinsipper.
De tre kommunikasjonsformene
Ikke all kommunikasjon tjener samme formål, og ikke alle kanaler er like.
Hvis prosjektlederen primært stoler på skriftlig kommunikasjon, risikerer de å miste innsikt i interessentenes holdninger. En misfornøyd interessent vil være svært forsiktig med å forplikte seg skriftlig — du vil ikke se misnøyen komme.
7-38-55-regelen: hvorfor ord er nesten irrelevante
Psykologen Albert Mehrabian foreslo at i emosjonell kommunikasjon bæres bare 7% av budskapet av ord, 38% av tonefall og 55% av kroppsspråk.
Å stole på skriftlig kommunikasjon som primærkanal betyr å operere med ca. 7% av tilgjengelig informasjon.
Det betyr å legge merke til pausen før svaret. Det lille skiftet i energi når et tema skifter. Teammedlemmet som vanligvis er engasjert men satt med armene i kors gjennom hele møtet.
Tilpasning av kommunikasjon til hver interessent
Prosjektkommunikasjonsplanen er ikke en sendingsplan — det er et interessent-for-interessent-kart.
Forstå motivasjon: Maslow i prosjektkontekst
Christiansen trekker på Maslows behovshierarki for å identifisere de fire nøkkelområdene som driver interessentenes atferd.
Forstå kommunikasjonsstil: NLP i praksis
Når motivasjon er kartlagt er neste spørsmål hvordan hver interessent behandler informasjon.
Bygge prosjektkommunikasjonsplanen
Prosjektkommunikasjonsplanen er det dokumenterte strategidokumentet som kodifiserer hvem som trenger hva, når, gjennom hvilken kanal og med hvilken frekvens.
- Hver interessents primære interesse og motivasjon
- Deres interessenttype — Chameleon, Rooster, Honey Bee, Parrot, Monkey King?
- Deres kommunikasjonsstil — visuell, auditiv, kinestetisk eller logisk?
- Foretrukket kanal og frekvens
- Kjente spenninger og allianser
- Hva de ikke må lære gjennom uformelle kanaler
- Triggerpunkter — hvilke hendelser vil aktivere deres personlige agenda?
En prosjektleder med en oppdatert, detaljert kommunikasjonsplan vet hvor den politiske risikoen er før den materialiserer seg. Planen gjør reaktiv krisehåndtering om til proaktiv relasjonsvedlikehold.
Kommunikasjonssyklusen: en kontinuerlig løkke
Effektiv prosjektkommunikasjon er ikke en hendelsesplan. Det er en kontinuerlig syklus som kjøres parallelt med alt annet.
Verdien i ros og anerkjennelse
Et av de mest undervurderte elementene i Christiansens rammeverk er den eksplisitte rollen til ros og anerkjennelse som et strategisk kommunikasjonsverktøy.
"Ros og anerkjennelse er ikke begrenset til formell tilbakemelding. Fremfor alt — vær oppriktig eller ikke gjør det i det hele tatt."
— Henning Christiansen, Project Management: The Red Pill
Unicorn-PM gir teamet fem ting konsekvent: en følelse av formål, tillit og frihet, respekt og inkludering, konstruktiv tilbakemelding og ekte takknemlighet for dem som mennesker.
Hva man skal — og hva man skal unngå
- Bygg og oppdater løpende en interessentkommunikasjonsplan
- Match kommunikasjonskanalen til situasjonen
- Kommuniser dårlige nyheter tidlig og direkte
- Lytt aktivt til det som ikke sies
- Tilpass hvert budskap til mottakerens motivasjon og stil
- Etabler en regelmessig, forutsigbar oppdateringsrytme
- Ros og anerkjenn bidrag genuint og hyppig
- Kommuniser godkjente endringer som felles suksesser
- Følg opp én-til-én etter gruppekommunikasjon
- Anvend Godfather regelen i enhver vanskelig samtale
- Ikke behandle kommunikasjonsplanen som en kickoff-leveranse
- Ikke stole primært på e-post for å styre interessentforhold
- Ikke levere samme budskap på samme måte til alle
- Ikke vente til problemer eskalerer
- Ikke forveksle det å være informert med å være samkjørt
- Ikke ignorere det uformelle nettverket
- Ikke ignorere sitteplassdynamikk i møter
- Ikke gi generisk ros ('fantastisk jobb, team')
- Ikke la en Rooster eller Chameleon jobbe rommet før du gjør det
- Ikke hoppe over oppfølgingen etter en avvist endringsforespørsel
Casestudie: Disney-animatørstreiken 1941
Christiansen bruker Disney-animatørstreiken i 1941 som en levende illustrasjon av hva som skjer når kommunikasjon mislykkes på nivået for menneskelig verdighet og anerkjennelse.
Streiken var offentlig formulert som en lønnskonflikt. Men dens egentlige årsak var noe dypere: et krav om respekt og anerkjennelse av individuelle bidrag. Disney-ledelsen hadde unnlatt å lytte.
Lærdommen for prosjektledere: det folk sier en konflikt handler om er ofte ikke det den egentlig handler om.
Kommunikasjonsstyring i Proglar
Proglar støtter kommunikasjonsdisiplinene beskrevet i denne artikkelen ved å koble prosjektmodellen, endringsregisteret og interessentfortegnelsen i én plattform.
Kommunikasjonsklarhet innebygd i hvert prosjekt
Proglar kobler prosjektmodellen, endringsregisteret og interessentfortegnelsen. Prøv gratis i 30 dager.