WBS og Mind Mapping - planleggingsressurser, tid og økonomi

En utfordring med WBS og Mind Mapping er at prosjektets overordnede idé kan drukne i detaljer. Hvis prosjektets konsept endrer seg underveis, kan det være vanskelig å få oversikt over konsekvensene av endringene. Agile metoder som Scrum, Kanban, PERT og CPM har samme ulempe, fordi de ofte fokuserer på mindre deler av prosjektet, noe som kan gjøre det vanskeligere å se helheten.

I mange prosjekter skjer det endringer underveis som følge av innspill fra interessenter. Noen interessenter tenker på et overordnet konseptnivå, mens andre fokuserer på detaljer. Prosjektlederen må oversette disse endringene fra konsept til detaljer og sikre at de ulike nivåene henger sammen. Her er det viktig at prosjektlederen beholder oversikten over prosjektet og forstår hvordan konseptet brytes ned i detaljer.

WBS og Mind Mapping har begrenset fleksibilitet og viser ikke tydelig avhengighetene mellom oppgavene. Derfor kan det være tidkrevende å oppdatere prosjektet ved endringer, og det er en risiko for at viktige detaljer blir oversett, noe som kan føre til feil og økt tidsbruk.

Hvis vi for eksempel ser for oss et prosjekt der man skal bygge en bil, kan en endring i bilens utseende kanskje virke liten, men den kan få store konsekvenser for selve bilens konstruksjon. Hvis prosjektlederen kan vise disse konsekvensene til designeren, er det større sannsynlighet for at designeren vil tilpasse endringene sine, sammenlignet med hvis prosjektlederen kun nevner noen overordnede påvirkninger.

Proglar Project Modeling - enda enklere planlegging

En metode for å skape bedre oversikt over et prosjektkonsept, samtidig som man bryter prosjektet ned i mindre, håndterbare deler, er å bruke Proglar Project Modeling.

Ved oppstart kan et prosjekt beskrives som en modell av virkeligheten man ønsker å skape. En modell er en forenklet representasjon av virkeligheten som brukes for å forstå, analysere og forutsi ulike aspekter av et system eller en prosess. Hovedmålet er å forenkle prosjektets komplekse sammensetning og avhengigheter, samt gi prosjektteamet en klar forståelse av hvordan prosjektet skal struktureres.

En prosjektmodell kan bestå av flere undermodeller som hver beskriver mindre deler av prosjektet. Hver modell kan beskrives ut fra tre komponenter:

• Egenskaper: For en fysisk gjenstand kan dette være konstante verdier som høyde, bredde, vekt, farge, materiale osv. For et IT-system kan det være verdier som tekst, tall osv.
• Handlinger: Beskrivelse av de oppgavene modellen utfører, som for eksempel at en robotarm kan bevege seg i tre plan, eller at et IT-system utfører beregninger.
• Avhengigheter: Andre modeller som er nødvendige for at denne modellen skal fungere.

Et eksempel på en modell kan være en hybridbilmotor.

Modellen viser en HEV-motor der forbrenningsmotoren og elmotoren er mekanisk koblet sammen, med en generator mellom dem.

Modellen består av flere undermodeller, som for eksempel "Generator" eller "Transmission". Fordelen med modellen er at prosjektkonseptet brytes ned i mindre, håndterbare modeller. Hver modell kan igjen brytes ned til mindre deler til man kan vurdere oppgaver, tid og økonomi.

Hver undermodell beskriver egenskaper, handlinger og avhengigheter. Dette gjør det mulig å definere oppgaver for hver modell. For eksempel har "Power Converter" egenskaper som frekvens, effekt og inngangs-/utgangsspenning. Handlingen er konvertering av elektrisitet fra DC til AC. Avhengige modeller inkluderer "Battery".

"Power Converter" kan brytes ned i mindre modeller, slik som vist på illustrasjonen.

Proglar Project Modeling gjør det mulig å bryte prosjektet ned i mindre deler gjennom hele prosjektets levetid, samtidig som det overordnede konseptet bevares. For eksempel kan "Power Converter" først beskrives overordnet i prosjektets tidlige fase. Når oppgaven starter, brytes den ned i mindre deler. Hver del representerer en eller flere deloppgaver, som å designe modellens egenskaper eller handlinger.

Vedlikehold og oppdatering av undermodeller gjennom prosjektets løp gjør det enklere å implementere endringer. Konsekvensene av endringer, som for eksempel i en motordel, kan identifiseres ved hjelp av Proglar Project Modeling. Dette reduserer tidsbruk og risiko for feil.

Metoden gjør det også lettere å vurdere hvilke kompetanser som kreves for hver oppgave. Oppgaver kan tildeles teammedlemmer basert på deres kompetanse. I tillegg bygger man opp kunnskap om teamets kompetanser gjennom systemet, som kan generere en kompetansematrise. Dette hjelper prosjektlederen med å fordele oppgaver riktig og identifisere behov for kompetanseutvikling.

Proglar Project Modeling registrerer også hvilke personer i prosjektet som har innflytelse på og interesse for en undermodell. Hvis det oppstår ønske om endringer i prosjektet som påvirker en spesifikk undermodell, vet prosjektlederen hvilke interessenter som må involveres. Dette sikrer at endringer skjer i samsvar med de riktige personene, og at mindre relevante parter ikke fører prosjektet i feil retning.

Oppsummering

Proglar Project Modeling har mange fordeler. Erfaring viser at metoden sparer tid og reduserer feil ved å oppdatere prosjektmodellen kontinuerlig. Metoden gir tydelig innsikt i avhengigheter og funksjonalitet for hver undermodell.

Oppgavetildeling blir enklere fordi kompetanser er knyttet til modellene, og det blir klart hvem som har innflytelse og interesse for ulike oppgaver. Dette sikrer at endringer implementeres i enighet med de riktige interessentene.