Prosjektkommunikasjon – lage en plan som fungerer

• Teammedarbeider som ikke føler at han/hun utnytter sine evner i de tildelte oppgavene.
• En selger som har oversolgt og prøver å dekke over det.
• En kunde som ikke er interessert i prosjektet.
• En kunde som er for interessert i prosjektet.
• En administrerende direktør, prosjektleder eller lignende som ikke forstår detaljene i prosjektet og blander seg unødvendig.
• En prosjektstyringsgruppe som ikke tar ansvar, men bare peker fingre.
• En konfliktsky prosjektleder.

Tradisjonelt er anbefalingen for å skape god kommunikasjon:

• Identifikasjon av interessenter
  Det første trinnet i å lage en kommunikasjonsplan er å identifisere alle interessenter som er involvert i prosjektet. Dette inkluderer prosjektteammedlemmer, sponsorer, kunder, leverandører og andre nøkkelpersoner eller grupper som har en egeninteresse i prosjektet.
• Kommunikasjonsmål
  Definer tydelig målene for prosjektkommunikasjonsplanen din. Hva ønsker du å oppnå gjennom kommunikasjon? Er det for å gi oppdateringer, samle tilbakemeldinger, løse problemer eller bygge relasjoner med interessenter?
• Kommunikasjonskanaler
  Bestem de mest effektive kommunikasjonskanalene for å nå dine interessenter. Dette kan inkludere e-post, møter, prosjektstyringsverktøy, samarbeidsplattformer eller andre metoder basert på preferanser og behov til publikum.
• Frekvens og timing
  Etabler en kommunikasjonsplan som beskriver når og hvor ofte du vil kommunisere med interessenter. Regelmessige oppdateringer og rettidig kommunikasjon kan bidra til å holde alle informert og engasjert gjennom hele prosjektet.
• Meldingskonsistens
  Sørg for at prosjektmeldingene dine er konsistente på tvers av alle kommunikasjonskanaler. Dette bidrar til å unngå forvirring og sikrer at interessenter mottar nøyaktig og oppdatert informasjon.
• Tilbakemeldingsmekanismer
  Skap muligheter for interessenter til å gi tilbakemeldinger og stille spørsmål. Dette kan bidra til å løse problemer, løse problemer og forbedre den generelle prosjektkommunikasjonen.
• Krisekommunikasjonsplan
  Utvikle en plan for håndtering av uventede problemer eller kriser som kan oppstå i løpet av prosjektet. Dette inkluderer identifisering av sentrale talspersoner, kommunikasjonsprotokoller og eskaleringsprosedyrer.
• Evaluering og forbedring
  Evaluer regelmessig effektiviteten til prosjektkommunikasjonsplanen og -strategien. Samle tilbakemeldinger fra interessenter og foreta justeringer etter behov for å forbedre kommunikasjonsprosessene.

Ovennevnte er en fin metode, men også en veldig teknisk tilnærming – den menneskelige faktoren mangler. Vi vil anbefale å legge litt til metoden.

Fra et kommunikasjonssynspunkt er et prosjekt en visjon som avtales mellom kunde og salg. Det gis videre til prosjektleder, som fordeler oppgaver til prosjektteamet. Prosjektet leveres tilbake til kunde og salg, hvor sluttresultatet skal gi positiv respons fra både interne (salg) og eksterne (kunde) interessenter.

Dersom Salg har solgt visjonen til kunden, kan kommunikasjonen bli annerledes enn om det er kunden selv som har kommet med visjonen. I det første tilfellet er kunden ikke 100 % klar i forhold til visjonen og er kanskje ikke 100 % motivert. I det andre tilfellet vet kunden hva som skal leveres og er mer motivert. Som prosjektleder må du være oppmerksom på kundens og Salgs (eller interne kontakter) dedikasjon til prosjektet.

Gap

En prosjektleder er vanligvis involvert i prosjektet enten i startfasen, hvor prosjektet er definert med kunden, eller i planleggingsfasen, hvor spesifikasjoner er avtalt.

Prosjektleders første oppgave er uansett å avklare alle hullene i prosjektet. I forhold til kommunikasjon gjøres dette for å hindre misforståelser og fremtidige konflikter. Et gap er noe bedriften ikke kan løse, en ukjent faktor eller noe som kan forstås på flere forskjellige måter. Mange ganger kan du finne hull i de små detaljene som du ellers oppfatter som enkle og åpenbare.

Et eksempel er at en kunde ønsker en logo med røde bokstaver på gul bakgrunn. Kunden har oppgitt fargekodene i CMYX, men logoen skal males, så fargekoden må konverteres til RAL. Dette alene kan være en fremtidig konflikt. Selv om det er oppnådd enighet om RAL-koden kan det oppstå en potensiell konflikt, fordi maling på ulike overflater gir ulike resultater og ulike batchproduksjoner av malingspulver har avvik i farge.

Ved å identifisere flest mulig hull har du skapt et godt grunnlag for kommunikasjonsplanen din. Det er hull som skaper misforståelser og konflikter. I hull kan ikke avklares ved oppstart av prosjekt, da vet prosjektleder hva han/hun må være ekstra oppmerksom på i forhold til kommunikasjon senere. Prosjektleder kan avklare hvem interessentene er og hvilken rolle de har og involvere partene når gapet skal løses.

Når det gjelder logoen, er det ikke nødvendigvis kundens primærkontakt som er interessert. Det kan være markedsføring som godkjenner logoen. Den i prosjektteamet som skal utføre oppgaven kan være en annen interessent som prosjektleder må være oppmerksom på. Personen kan oppfatte oppgaven som meningsløs fordi han/hun vet at UV-lys raskt vil lysne farger, og det er derfor de eksakte fargene faktisk har mindre verdi enn det kunden tillegger dem. Dette er et problem en prosjektleder må ta tak i.

Det vil være oppgaver som teamet er mindre motivert for å gjennomføre, og som prosjektleder må du være klar over hvilke oppgaver dette er. Vær oppmerksom på at de blir gjennomført og forklar hvorfor de er viktige.

Valg av prosjektgruppe

Når prosjektleder har laget en plan for håndtering av hull, skal det velges team til prosjektet. Noen ganger velges teamet på forhånd – noen ganger har prosjektlederen innflytelse på teamutvelgelsen.

Hvis du som prosjektleder har innflytelse på valget, så er det ikke nødvendigvis det riktige valget å velge bedriftens beste medarbeider eller de du liker best. Teamet må velges på grunnlag av kompetansen som er nødvendig for å fullføre prosjektet. Ferdighetene kan bestemmes ved f.eks. å bruke en prosjektmodellmetode.

Les mer om prosjektmodellmetode

Proglar Projekt Model

En enklere måte å fullføre prosjekter, spare tid og kostnader.

En ferdighetsmatrise, som prosjektmodellmetoden gir, vil vise hvilke ansatte som besitter hvilke ferdigheter og hvilke ferdigheter de mangler. Laget kan velges slik at noen teammedlemmer har alle ferdigheter og noen mangler noen ferdigheter.

Ferdighetsmatrisen hjelper prosjektlederen. Ved starten av prosjektet vil lederen vite hvilke teammedlemmer som skal være spesielt oppmerksomme. Prosjektleder kan utarbeide en plan for hvordan kommunikasjonen med de enkelte teammedlemmene skal være.

I dag har mange prosjekter teammedlemmer fra flere regioner eller nasjoner. Det er kulturelle forskjeller i hvordan de henvender seg til hverandre – med fornavn eller tittel og etternavn. Forskjeller i hvordan man samarbeider, hvordan man kommuniserer osv. I denne typen prosjekter må prosjektlederen kjenne til eller lære forskjellene og innlemme dem i det daglige arbeidet. Forskjellene bør respekteres og innarbeides i prosjektet best mulig.

Utførelse og overvåking

Med en plan for håndtering av hull og oversikt over teamets kompetanser har prosjektleder et godt utgangspunkt for når prosjektgjennomføringen settes i gang.

Prosjektet består av en rekke oppgaver som hver er eller må defineres og implementeres underveis i utførelsesprosessen. Ved utførelse av oppgavene er det viktig i forhold til kommunikasjon at rollene er avklart. Hvem som skal utføre oppgaver, hvem bestemmer hvordan oppgavene utføres og hvem som godkjente hver enkelt oppgave.

Hvis en oppgavespesifikasjon er klar og definert, er det teammedlemmet som utfører oppgaven som bestemmer hvordan en oppgave løses. Det er prosjektleders ansvar å sørge for at teammedlemmet har ferdigheter og midler til å gjennomføre oppgaven. Prosjektleder eller andre interessenter blir operative og hjelper til med å løse en oppgave. Det kan føre til at teammedlemmet mister motivasjonen. Hvorfor jobber jeg med en oppgave som andre forstyrrer?

Ønsker man et godt resultat for prosjektet, så må roller respekteres.

Prosjektleder kan godt ha flere roller i et prosjekt, f.eks. du kan være både prosjektleder og utvikler og ha egne oppgaver i prosjektet. Det kan være en risiko dersom prosjektleder fordyper seg for mye i den ene rollen og har for lite fokus på den andre rollen. Risikoen for at interessenter blander seg unødvendig inn i andres roller er generelt størst i utførelsesprosessen.

Det er nødvendig for ulike interessenter å kommunisere med hverandre i utførelsesprosessen, men dette må gjøres i henhold til prosjektets mål. Det betyr at beslutninger ikke kan tas uten at prosjektleder er informert.

Selv om prosjektleder kan kontrollere hullene og styre kommunikasjonen, vil det oppstå feil og misforståelser i løpet av et prosjekt. Feil og misforståelser er med på å drive prosjektet fremover. Du oppdager hvilke blindveier som finnes i prosjektet. Samtidig kan feil øke konflikter – personangrep kan oppstå og enkelte interessenter tar ikke ansvar. Prosjektleder må være spesielt oppmerksom på slike situasjoner og få dem stanset så raskt som mulig.

Når teammedlemmer gjør feil, kan du velge kommunikasjon på mange måter. «Hold kjeft, du er dum idiot» eller «bra vi fant den feilen før prosjektet ble lansert». Henvend deg til andre slik du vil bli tiltalt når du gjør feil.

Prosjektleder skal overvåke og kontrollere prosjektet. Spesielt i utførelsesprosessen vil det være forstyrrelser og forstyrrelser fra interessenter, som prosjektleder må håndtere. Det er ikke alle kamper prosjektlederen vil vinne angående interferens. Akkurat som når du oppdrar barna dine, må prosjektlederen velge sine kamper – bare velge de kampene som kan vinnes.

I kamper som ikke kan vinnes, vil det være fordelaktig å bruke endringsforespørselslogger.

Les mer om endringsforespørsler

Endringsforespørsler vil bidra til å vise når endringer skjedde, hvem som har gjort dem og hvorfor. De kan være et verktøy i når prosjektet skal evalueres. Og de viser at prosjektlederen er seriøs og bidrar til å gi prosjektlederen en bedre vurdering – selv med dårlige prosjekter.

Sammendrag

Avslutningsvis er en veldefinert prosjektkommunikasjonsplan og -strategi avgjørende for å sikre at alle interessenter er informert, engasjert og på linje gjennom hele prosjektet. Ved å følge disse nøkkelprinsippene og beste praksis kan prosjektledere forbedre kommunikasjonseffektiviteten, bygge sterkere relasjoner med interessenter og til slutt øke sannsynligheten for prosjektsuksess.

Det kan være vanskelig som prosjektleder å håndtere konflikter – uansett om de er faglige eller personlige. Men det er nødvendig og kommunikasjon kan være konstruktiv, selv om vanskelige konflikter diskuteres.

Hvis du ønsker å lage en god kommunikasjonsplan for et prosjekt, anbefales følgende punkter:

• Skap en oversikt over gap.
  Hvem er interessenter, når og hvordan kan de avklares.
• Ferdighetsmatrise for team.
  Lag en matrise som viser lagets ferdigheter og ha en plan for eventuell mangel på ferdigheter.
• Respekter rollefordelingen.
  Stol på prosjektteamet – la dem løse oppgavene innenfor rammene av oppgavene.
• Henvend deg til andre slik du ønsker å bli tiltalt.
  Snakk vennlig og høflig.
• Konflikter
  Grip inn umiddelbart når konflikter oppstår.
• Gjenkjenn når du ikke kan vinne en kamp og håndtere dem best mulig.

Last ned eksempel på en kommunikasjonsplan