Projektkommunikation – einen Plan erstellen, der funktioniert
Effektive Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg jedes Projekts. Ein Projekt, bei dem die Stakeholder ehrlich und offen kommunizieren, hat eine viel größere Erfolgswahrscheinlichkeit als eines, bei dem die Kommunikation nicht funktioniert. Die Sicherstellung der Kommunikation macht 80 % der Arbeit eines Projektmanagers aus, wenn er/sie ein gutes Endergebnis erzielen möchte (nach der 80-20-Regel).
Ein Projekt mit guter Kommunikation und Zusammenarbeit schafft Dynamik und Motivation bei Teams und Stakeholdern. Es trägt dazu bei, dass das Projekt schneller abgeschlossen wird, weil das Team motiviert ist. Die Möglichkeit, offen und ehrlich Fragen zu stellen oder die Probleme und Herausforderungen des Projekts zu diskutieren, macht alle Beteiligten weniger verwundbar und offener gegenüber dem Projekt. Es schafft Erfolg.
Andererseits kann die Kommunikation auch das Minenfeld des Projekts sein. Konflikte – sowohl im privaten als auch im beruflichen Bereich – können auftreten und müssen gelöst werden. Persönliche Ambitionen können in einem Projekt zu Problemen führen. Alle Formen mangelnder Kommunikation reduzieren die Geschwindigkeit und Motivation in einem Projekt. Beispiele:
- Teammitarbeiter, der das Gefühl hat, seine Fähigkeiten bei den ihm zugewiesenen Aufgaben nicht einzusetzen.
- Ein Verkäufer, der zu viel verkauft hat und versucht, dies zu vertuschen.
- Ein Kunde, der kein Interesse an dem Projekt hat.
- Ein Kunde, der sich zu sehr für das Projekt interessiert.
- Ein CEO, Projektmanager oder Ähnliches, der die Details des Projekts nicht versteht und sich unnötig einmischt.
- Eine Projektsteuerungsgruppe, die keine Verantwortung übernimmt, sondern nur mit dem Finger zeigt.
- Ein konfliktaverser Projektmanager.
Traditionell lautet die Empfehlung für den Aufbau einer guten Kommunikation:
- Identifikation der Stakeholder
Der erste Schritt bei der Erstellung eines Kommunikationsplans besteht darin, alle am Projekt beteiligten Stakeholder zu identifizieren. Dazu gehören Projektteammitglieder, Sponsoren, Kunden, Lieferanten und andere wichtige Personen oder Gruppen, die ein begründetes Interesse am Projekt haben. - Kommunikationsziele
Definieren Sie klar die Ziele Ihres Projektkommunikationsplans. Was möchten Sie durch Kommunikation erreichen? Geht es darum, Aktualisierungen bereitzustellen, Feedback zu sammeln, Probleme zu lösen oder Beziehungen zu Stakeholdern aufzubauen? - Kommunikationskanäle
Bestimmen Sie die effektivsten Kommunikationskanäle, um Ihre Stakeholder zu erreichen. Dazu können E-Mail, Meetings, Projektmanagement-Tools, Kollaborationsplattformen oder andere Methoden gehören, die auf den Vorlieben und Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe basieren. - Häufigkeit und Zeitpunkt
Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, in dem Sie darlegen, wann und wie oft Sie mit den Stakeholdern kommunizieren. Regelmäßige Updates und zeitnahe Kommunikation können dazu beitragen, dass alle während des gesamten Projekts informiert und engagiert bleiben. - Nachrichtenkonsistenz
Stellen Sie sicher, dass Ihre Projektbotschaften über alle Kommunikationskanäle hinweg konsistent sind. Dies trägt dazu bei, Verwirrung zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Beteiligten genaue und aktuelle Informationen erhalten. - Feedback-Mechanismen
Schaffen Sie Möglichkeiten für Stakeholder, Feedback zu geben und Fragen zu stellen. Dies kann dabei helfen, Bedenken anzusprechen, Probleme zu lösen und die gesamte Projektkommunikation zu verbessern. - Krisenkommunikationsplan
Entwickeln Sie einen Plan für den Umgang mit unerwarteten Problemen oder Krisen, die während des Projekts auftreten können. Dazu gehört die Identifizierung wichtiger Sprecher, Kommunikationsprotokolle und Eskalationsverfahren. - Bewertung und Verbesserung
Bewerten Sie regelmäßig die Wirksamkeit Ihres Projektkommunikationsplans und Ihrer Projektkommunikationsstrategie. Sammeln Sie Feedback von Stakeholdern und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um die Kommunikationsprozesse zu verbessern.
Das Obige ist eine gute Methode, aber auch ein sehr technischer Ansatz – der menschliche Faktor fehlt. Wir würden empfehlen, der Methode etwas hinzuzufügen.
Aus kommunikativer Sicht ist ein Projekt eine Vision, die zwischen Kunde und Vertrieb vereinbart wird. Die Weitergabe erfolgt an den Projektleiter, der die Aufgaben an das Projektteam verteilt. Das Projekt wird an den Kunden und den Vertrieb zurückgegeben, wo das Endergebnis eine positive Resonanz sowohl bei internen (Vertrieb) als auch externen (Kunden) Stakeholdern hervorrufen sollte.
Wenn der Vertrieb dem Kunden die Vision verkauft hat, kann die Kommunikation anders ausfallen, als wenn der Kunde selbst die Vision entwickelt hat. Im ersten Fall ist sich der Kunde über die Vision nicht hundertprozentig im Klaren und möglicherweise nicht hundertprozentig motiviert. Im zweiten Fall weiß der Kunde, was geliefert werden muss und ist motivierter. Als Projektmanager müssen Sie sich des Engagements des Kunden und des Vertriebs (oder interner Kontakte) für das Projekt bewusst sein.
Lücken
Ein Projektmanager ist in der Regel entweder in der Anfangsphase, in der das Projekt mit dem Kunden definiert wird, oder in der Planungsphase, in der Spezifikationen vereinbart werden, in das Projekt eingebunden.
Unabhängig davon besteht die erste Aufgabe des Projektmanagers darin, alle Lücken im Projekt zu klären. In Bezug auf die Kommunikation geschieht dies, um Missverständnissen und zukünftigen Konflikten vorzubeugen. Eine Lücke ist etwas, das das Unternehmen nicht lösen kann, ein unbekannter Faktor oder etwas, das auf verschiedene Arten verstanden werden kann. Oft finden Sie Lücken in kleinen Details, die Sie sonst als einfach und offensichtlich empfinden.
Ein Beispiel ist, dass ein Kunde ein Logo mit roten Buchstaben auf gelbem Hintergrund möchte. Der Kunde hat die Farbcodes in CMYX bereitgestellt, das Logo muss jedoch lackiert werden, sodass der Farbcode in RAL umgewandelt werden muss. Dies allein könnte ein zukünftiger Konflikt sein. Auch wenn eine Einigung über den RAL-Code erzielt wurde, kann es zu Konflikten kommen, da Lacke auf verschiedenen Oberflächen zu unterschiedlichen Ergebnissen führen und verschiedene Chargenproduktionen von Farbpulver farbliche Abweichungen aufweisen.
Indem Sie möglichst viele Lücken identifizieren, haben Sie eine gute Grundlage für Ihren Kommunikationsplan geschaffen. Es sind Lücken, die zu Missverständnissen und Konflikten führen. Können Lücken nicht gleich zu Projektbeginn geklärt werden, weiß der Projektleiter, worauf er später in der Kommunikation besonders achten muss. Der Projektmanager kann klären, wer die Stakeholder sind und welche Rolle sie spielen, und die Parteien einbeziehen, wenn die Lücke geschlossen werden muss.
Im Falle des Logos ist es nicht unbedingt der Hauptansprechpartner des Kunden, der interessiert ist. Es kann sein, dass das Marketing das Logo genehmigt. Die Person im Projektteam, die die Aufgabe ausführen muss, kann ein weiterer Stakeholder sein, den der Projektmanager kennen muss. Die Person empfindet die Aufgabe möglicherweise als bedeutungslos, weil sie weiß, dass UV-Licht Farben schnell aufhellt, weshalb die genauen Farben tatsächlich weniger Wert haben, als der Kunde ihnen zuschreibt. Dies ist ein Problem, mit dem sich ein Projektmanager befassen muss.
Es wird Aufgaben geben, zu deren Ausführung das Team weniger motiviert ist, und als Projektmanager müssen Sie wissen, um welche Aufgaben es sich dabei handelt. Seien Sie sich bewusst, dass sie durchgeführt werden, und erklären Sie, warum sie wichtig sind.
Auswahl des Projektteams
Wenn der Projektmanager einen Plan für Handlungslücken erstellt hat, muss ein Team für das Projekt ausgewählt werden. Manchmal wird das Team im Voraus ausgewählt – manchmal hat der Projektmanager Einfluss auf die Teamauswahl.
Wenn Sie als Projektmanager Einfluss auf die Wahl haben, ist die Auswahl des besten Mitarbeiters des Unternehmens oder der Menschen, die Ihnen am besten gefallen, nicht unbedingt die richtige Wahl. Das Team muss auf der Grundlage der für die Fertigstellung des Projekts erforderlichen Fähigkeiten ausgewählt werden. Die Fähigkeiten können z.B. ermittelt werden. eine Projektmodellmethode zu verwenden.
Eine Kompetenzmatrix, die die Projektmodellmethode bereitstellt, zeigt, welche Mitarbeiter welche Fähigkeiten besitzen und welche Fähigkeiten ihnen fehlen. Das Team kann so ausgewählt werden, dass einige Teammitglieder über alle Fähigkeiten verfügen und anderen einige Fähigkeiten fehlen.
Die Kompetenzmatrix hilft dem Projektmanager. Zu Beginn des Projekts weiß der Manager, auf welche Teammitglieder er besonderes Augenmerk legen muss. Der Projektleiter kann einen Plan erstellen, wie die Kommunikation mit den einzelnen Teammitgliedern aussehen soll.
Heutzutage haben viele Projekte Teammitglieder aus mehreren Regionen oder Nationen. Es gibt kulturelle Unterschiede in der Art und Weise, wie man sich gegenseitig anspricht – mit Vornamen oder Titel und Nachnamen. Unterschiede in der Art der Zusammenarbeit, der Kommunikation usw. Bei solchen Projekten muss der Projektmanager die Unterschiede kennen bzw. erlernen und sie in die tägliche Arbeit integrieren. Die Unterschiede sollten respektiert und bestmöglich in das Projekt integriert werden.
Ausführung und Überwachung
Mit einem Plan für Handlungslücken und einem Überblick über die Kompetenzen des Teams verfügt der Projektmanager über eine gute Ausgangsbasis für den Beginn der Projektdurchführung.
Das Projekt besteht aus einer Reihe von Aufgaben, die jeweils während der Ausführung definiert und umgesetzt werden bzw. werden müssen. Bei der Ausführung der Aufgaben ist es im Hinblick auf die Kommunikation wichtig, dass die Rollen geklärt sind. Wer muss Aufgaben ausführen, wer entscheidet, wie die Aufgaben ausgeführt werden und wer jede Aufgabe genehmigt.
Wenn eine Aufgabenspezifikation klar und definiert ist, entscheidet das Teammitglied, das die Aufgabe ausführt, wie eine Aufgabe gelöst wird. Es liegt in der Verantwortung des Projektmanagers, sicherzustellen, dass das Teammitglied über die Fähigkeiten und Mittel verfügt, um die Aufgabe zu erledigen. Der Projektleiter oder andere Stakeholder werden operativ und helfen bei der Lösung einer Aufgabe. Dies kann dazu führen, dass das Teammitglied die Motivation verliert. Warum arbeite ich an einer Aufgabe, die andere stören?
Wenn Sie ein gutes Ergebnis für das Projekt wünschen, müssen die Rollen respektiert werden.
Der Projektmanager kann in einem Projekt durchaus mehrere Rollen innehaben, z.B. Sie können sowohl Projektmanager als auch Entwickler sein und eigene Aufgaben im Projekt haben. Es kann ein Risiko darstellen, wenn sich der Projektmanager zu sehr in eine Rolle vertieft und sich zu wenig auf die andere Rolle konzentriert. Das Risiko, dass sich Stakeholder unnötig in die Rollen anderer einmischen, ist im Ausführungsprozess grundsätzlich am größten.
Es ist notwendig, dass verschiedene Stakeholder im Ausführungsprozess miteinander kommunizieren, dies muss jedoch im Einklang mit den Zielen des Projekts erfolgen. Dies bedeutet, dass Entscheidungen nicht ohne Information des Projektmanagers getroffen werden können.
Auch wenn der Projektmanager die Lücken kontrollieren und die Kommunikation steuern kann, kommt es im Laufe eines Projekts zu Fehlern und Missverständnissen. Fehler und Missverständnisse treiben das Projekt voran. Sie entdecken, welche Sackgassen es im Projekt gibt. Gleichzeitig können Fehler Konflikte verstärken – es kann zu persönlichen Angriffen kommen und manche Stakeholder übernehmen keine Verantwortung. Der Projektmanager muss solchen Situationen besondere Aufmerksamkeit widmen und dafür sorgen, dass sie so schnell wie möglich unterdrückt werden.
Wenn Teammitglieder Fehler machen, können Sie Ihre Kommunikation auf viele Arten gestalten. „Halt die Klappe, du bist ein dummer Idiot“ oder „Gut, dass wir diesen Fehler gefunden haben, bevor das Projekt gestartet wurde“. Sprechen Sie andere so an, wie Sie selbst angesprochen werden möchten, wenn Sie Fehler machen.
Der Projektmanager muss das Projekt überwachen und steuern. Insbesondere im Ausführungsprozess kommt es zu Störungen und Eingriffen seitens der Stakeholder, mit denen der Projektmanager umgehen muss. Es sind nicht alle Schlachten, die der Projektmanager hinsichtlich der Einmischung gewinnen wird. Genau wie bei der Erziehung Ihrer Kinder muss der Projektmanager seine Schlachten auswählen – nur die Schlachten, die gewonnen werden können.
In Schlachten, die nicht gewonnen werden können, ist es von Vorteil, Änderungsanforderungsprotokolle zu verwenden.
Mithilfe von Änderungsanfragen können Sie erkennen, wann Änderungen vorgenommen wurden, wer sie vorgenommen hat und warum. Sie können ein Hilfsmittel bei der Projektbewertung sein. Und sie zeigen, dass der Projektleiter es ernst meint und tragen dazu bei, dem Projektleiter eine bessere Einschätzung zu geben – auch bei schlechten Projekten.
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein klar definierter Projektkommunikationsplan und eine klar definierte Strategie von entscheidender Bedeutung sind, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten während des gesamten Projekts informiert, eingebunden und aufeinander abgestimmt sind. Durch die Befolgung dieser Schlüsselprinzipien und Best Practices können Projektmanager die Kommunikationseffektivität verbessern, stärkere Beziehungen zu Stakeholdern aufbauen und letztendlich die Wahrscheinlichkeit eines Projekterfolgs erhöhen.
Als Projektmanager kann es schwierig sein, mit Konflikten umzugehen – egal ob beruflicher oder privater Natur. Aber es ist notwendig und die Kommunikation kann konstruktiv sein, auch wenn schwierige Konflikte besprochen werden.
Wenn Sie einen guten Kommunikationsplan für ein Projekt erstellen möchten, sind folgende Punkte wichtig:
- Erstellen Sie eine Lückenübersicht.
Wer sind Stakeholder, wann und wie können sie geklärt werden? - Kompetenzmatrix für Team.
Bereiten Sie eine Matrix vor, die die Kompetenzen des Teams zeigt, und erstellen Sie einen Plan für eventuelle Kompetenzmängel. - Respektieren Sie die Rollenverteilung.
Vertrauen Sie dem Projektteam – lassen Sie es die Aufgaben im Rahmen der Aufgaben lösen. - Sprechen Sie andere so an, wie Sie angesprochen werden möchten.
Sprechen Sie freundlich und höflich. - Konflikten
Bei Konflikten sofort eingreifen. - Erkennen Sie, wenn Sie ein Spiel nicht gewinnen können, und gehen Sie so gut wie möglich damit um.