Kommunikationsplan - en nemmere vej til succes i projekter

• Teammedarbejder, der ikke føler, han/hun udnytter sine evner i de pålagte opgaver.
• En sælger, der har oversolgt og forsøger at dække over det.
• En kunde, der ikke er interesseret i det aktuelle projekt.
• En kunde, der er for interesseret i det aktuelle projekt.
• En administrerende direktør, projektleder eller lignende, der ikke forstår detaljerne i det aktuelle projekt og blander sig unødigt.
• En projektstyregruppe, der ikke tager ansvar, men kun peger fingre.
• En konfliktsky projektleder.

Traditionelt er anbefalingen for at skabe god kommunikation:

• Identifikation af interessenter: Det første skridt i at skabe en kommunikationsplan er at identificere alle interessenter, der er involveret i projektet. Dette omfatter projektteammedlemmer, sponsorer, kunder, leverandører og andre nøglepersoner eller grupper, som har en interesse i et projekt.
• Kommunikationsmål: Definer klart målene for dit projekts kommunikationsplan. Hvad vil du opnå gennem kommunikation? Er det for at give opdateringer, indsamle feedback, løse problemer eller opbygge relationer med interessenter?
• Kommunikationskanaler: Bestem de mest effektive kommunikationskanaler til at nå dine interessenter. Dette kan omfatte e-mail, møder, projektstyringsværktøjer, samarbejdsplatforme eller andre metoder baseret på dit publikums præferencer og behov.
• Hyppighed og timing: Etabler en kommunikationsplan, der beskriver hvornår og hvor ofte du vil kommunikere med interessenter. Regelmæssige opdateringer og rettidig kommunikation kan hjælpe med at holde alle informeret og engageret gennem hele projektet.
• Beskedkonsistens: Sørg for, at dine projektbudskaber er konsistente på tværs af alle kommunikationskanaler. Dette hjælper med at undgå forvirring og sikre, at interessenter modtager nøjagtige og opdaterede oplysninger.
• Feedbackmekanismer: Skab muligheder for interessenter for at give feedback og stille spørgsmål. Dette kan hjælpe med at løse problemer, løse problemer og forbedre den overordnede projektkommunikation.
• Krisekommunikationsplan: Udvikl en plan for håndtering af uventede problemer eller kriser, der kan opstå under et projekt. Dette omfatter identifikation af nøgletalspersoner, kommunikationsprotokoller og eskaleringsprocedurer.
• Evaluering og forbedring: Evaluer regelmæssigt effektiviteten af ​​din kommunikationsplan og -strategi. Indsaml feedback fra interessenter og foretag justeringer efter behov for at forbedre kommunikationsprocesser.

Ovenstående er en fin metode, men også en meget teknisk tilgang – den menneskelige faktor mangler. Vi vil anbefale at tilføje lidt til metoden.

Fra et kommunikationssynspunkt er et projekt en vision, der er aftalt mellem kunde og salg. Det videregives til en projektleder, som fordeler opgaver til et projektteam. Projektet leveres tilbage til kunde og salg, hvor slutresultatet skal give positiv respons fra både interne (salg) og eksterne (kunde) interessenter.

Hvis Salg har solgt visionen til kunden, kan kommunikationen være anderledes, end hvis det er kunden selv, der er kommet med visionen. I det første tilfælde er kunden ikke 100 % klar i forhold til visionen og er måske ikke 100 % motiveret. I det andet tilfælde ved kunden, hvad der skal leveres, og er mere motiveret. Som projektleder skal du være opmærksom på kundens og Salgs (eller interne kontakter) dedikation til det aktuelle projekt.

Gaps i projekt scope

En projektleder bliver typisk involveret i et projekt enten i den indledende fase, hvor projektet defineres med kunden, eller i planlægningsfasen, hvor specifikationer aftales.

Uanset hvad så er en projektleders første opgave at afklare alle gaps i et projekt. I forhold til kommunikation sker det for at forebygge misforståelser og fremtidige konflikter. Et gap er noget, som virksomheden ikke kan løse, en ukendt faktor eller noget, der kan forstås på flere forskellige måder. Mange gange kan man finde gaps i de små detaljer, som man ellers opfatter som lette og indlysende.

Et eksempel er, at en kunde ønsker et logo med røde bogstaver på gul baggrund. Kunden har oplyst farvekoderne i CMYX, men logoet skal males, så farvekoden skal konverteres til RAL. Alene dette kan være en fremtidig konflikt. Selvom der er opnået enighed om RAL-koden, kan der opstå en potentiel konflikt, fordi maling på forskellige overflader giver forskellige resultater, og forskellige batchproduktioner af malingspulver har farveafvigelser.

Ved at identificere så mange gaps som muligt har du skabt et godt grundlag for din kommunikationsplan. Det er gaps, der skaber misforståelser og konflikter. Hvis gaps ikke kan afklares i starten af et ​​projekt, så ved en projektleder, hvad han/hun skal være ekstra opmærksom på i forhold til kommunikation senere hen. En projektleder bør afklare, hvem interessenterne er, og hvilken rolle de har og inddrage parterne, når gap'et skal løses.

Ved logo eksemplet er det ikke nødvendigvis kundens primære kontaktperson, der er interesseret. Det kan være Marketing, der godkender logoet. Den person i projektteamet, der skal udføre opgaven, kan være en anden interessent, som en projektleder skal være opmærksom på. Personen kan opfatte opgaven som meningsløs, fordi han/hun ved, at UV-lys hurtigt vil lysne farver, hvorfor de præcise farver faktisk har mindre værdi, end kunden tilskriver dem. Dette er et problem, som en projektleder skal forholde sig til.

Der vil være opgaver, som et projektteam er mindre motiveret for at udføre, og som projektleder skal du være opmærksom på, hvilke opgaver det er. Vær opmærksom på, at de bliver udført, og forklar, hvorfor de er vigtige.

Valg af projekt team

Når en projektleder har udarbejdet en plan for håndtering af gaps, skal der udvælges et projektteam. Nogle gange er et projektteam valgt på forhånd – nogle gange har en projektleder indflydelse på valg af projektteam.

Hvis du som projektleder har indflydelse på valget, så er det ikke nødvendigvis det rigtige valg at vælge virksomhedens bedste medarbejder eller de personer, du bedst kan lide. Et projektteam skal udvælges på baggrund af de kompetencer, der er nødvendige for at gennemføre projektet. Kompetencerne kan bestemmes ved f.eks. at bruge en projektmodelmetode som Proglar Projekt Model.

Læs mere om Proglar projekt model metode

Proglar Projekt Model

En nemmere måde at gennemføre projekter, spare tid og omkostninger.

En kompetencematrix, som projektmodelmetoden giver, vil vise, hvilke medarbejdere der besidder hvilke kompetencer og hvilke kompetencer de mangler. Et projektteam kan vælges, så nogle teammedlemmer har alle kompetencer og nogle mangler nogle kompetencer.

Ved starten af ​​projektet vil lederen vide, hvilke teammedlemmer han/hun skal være særlig opmærksomhed på. En kompetencematrix hjælper projektlederen med at udarbejde en kommunikationsplan for hvordan kommunikationen med de enkelte teammedlemmer skal være og hvem der skal have støtte på givne tidspunkter.

I dag har mange projekter teammedlemmer fra flere regioner eller nationer. Der er kulturelle forskelle i hvordan de henvender sig til hinanden – med fornavn eller titel og efternavn. Forskelle i hvordan man samarbejder, hvordan man kommunikerer osv. I denne form for projekter skal en projektleder kende eller lære forskellene og indarbejde dem i det daglige arbejde. Forskellene bør respekteres og indarbejdes i projektet på bedst mulige vis.

Eksekvering og monitorering

Med en plan for håndtering af gaps og overblik over teamets kompetencer har projektlederen et godt udgangspunkt for hvordan projektudførelsen skal gennemføres.

Projektet består af en række opgaver, som hver især er eller skal defineres og implementeres under udførelsesprocessen. Ved udførelse af opgaverne er det vigtigt i forhold til kommunikation, at rollerne er afklaret. Hvem skal udføre opgaver, hvem bestemmer, hvordan opgaverne udføres, og hvem godkendte hver enkelt opgave.

Hvis en opgavespecifikation er klar og defineret, så er det teammedlemmet, der udfører opgaven, der bestemmer, hvordan en opgave løses. Det er projektlederens ansvar at sikre, at teammedlemmet har kompetencer og midler til at løse opgaven. Projektlederen eller andre interessenter bliver operative og hjælper med at løse en opgave. Det kan få teammedlemmet til at miste motivationen. Hvorfor arbejder jeg på en opgave, som andre blander sig?

Ønsker man et godt resultat for et projekt, så skal roller respekteres.

En projektleder kan godt have flere roller i et projekt, f.eks. du kan både være projektleder og udvikler og have dine egne opgaver i projektet. Det kan være en risiko, hvis en projektleder fordyber sig for meget i den ene rolle og har for lidt fokus på den anden rolle. Risikoen for, at interessenter blander sig unødigt i andres roller, er generelt størst i eksekveringsprocessen.

Det er nødvendigt for forskellige interessenter at kommunikere med hinanden i udførelsesprocessen, men det skal ske i overensstemmelse med projektets mål. Det betyder, at beslutninger ikke kan træffes, uden at projektlederen er informeret.

Selvom projektlederen kan kontrollere gaps og styre kommunikationen, vil der opstå fejl og misforståelser under et projekt. Fejl og misforståelser er med til at drive projektet fremad. Du opdager, hvilke blindgyder der findes i projektet. Samtidig kan fejl øge konflikter – personangreb kan opstå og nogle interessenter tager ikke ansvar. En projektleder skal være særlig opmærksom på sådanne situationer og få dem dæmpet hurtigst muligt.

Når et projektteam begår fejl, kan du vælge din kommunikation på mange måder. "Hold kæft, du er dum idiot" eller "godt vi fandt den fejl, før projektet blev lanceret". Henvend dig til andre, som du gerne vil tiltales, når du laver fejl.

En projektleder skal overvåge og kontrollere projektet. Særligt i udførelsesprocessen vil der være forstyrrelser og indblanding fra interessenter, som projektlederen skal håndtere. Det er ikke alle kampe, som en projektleder vil vinde vedrørende interferens. Ligesom når man opdrager sine børn, skal projektlederen vælge sine kampe – kun vælge de kampe, der kan vindes.

I kampe, der ikke kan vindes, vil det være fordelagtigt at bruge Change Request logs.

Om Project Change Requests

Change Requests hjælper med at vise, hvornår der er sket ændringer, hvem der har lavet dem og hvorfor. De kan være et værktøj i, når projektet skal evalueres. Og de viser, at projektlederen er seriøs og er med til at give projektlederen en bedre vurdering – også ved dårlige projekter.

Opsummering

En veldefineret kommunikationsplan og -strategi for et projekt er afgørende for at sikre, at alle interessenter er informeret, engageret og afstemt gennem hele projektet. Ved at følge disse nøgleprincipper og bedste praksis kan en projektleder øge kommunikationseffektiviteten, opbygge stærkere relationer med interessenter og i sidste ende øge sandsynligheden for projektsucces.

Det kan være svært som projektleder at håndtere konflikter – uanset om de er faglige eller personlige. Men det er nødvendigt og kommunikation bør være konstruktiv, selv når svære konflikter diskuteres.

Hvis du vil lave en god kommunikationsplan for et projekt, er følgende punkter vigtige:

• Skab et overblik over gaps. Hvem er interessenter, hvornår og hvordan kan de afklares.
• Kompetencematrix for team. Udarbejd en matrix, der viser holdets kompetencer, og hav en plan for eventuelle manglende kompetencer.
• Respekter rollefordelingen. Stol på dit projektteam – lad dem løse opgaverne inden for opgavernes rammer.
• Henvend dig til andre, som du ønsker at blive tiltalt. Tal venligt og høfligt.
• Grib straks ind, når der opstår konflikter.
• Erkend, når du ikke kan vinde en kamp, ​​og håndter dem bedst muligt.

Download eksempel på en kommunikationsplan