Projektkommunikation – gör en plan som fungerar
Effektiv kommunikation är avgörande för framgången för alla projekt. Ett projekt där intressenterna kommunicerar ärligt och öppet har mycket större sannolikhet att nå framgång än ett där kommunikationen inte fungerar. Att säkerställa kommunikation är 80 % av en projektledares jobb om han/hon vill få ett bra slutresultat (efter 80-20-regeln).
Ett projekt med god kommunikation och samverkan skapar dynamik och motivation bland team och intressenter. Det bidrar till att projektet slutförs snabbare, eftersom teamet är motiverat. Att öppet och ärligt kunna ställa frågor eller diskutera projektets problem och utmaningar gör alla intressenter mindre sårbara och öppna i förhållande till projektet. Det skapar framgång.
Å andra sidan kan kommunikation också vara projektets minfält. Konflikter – både personliga och professionella – kan uppstå och måste lösas. Personliga ambitioner kan skapa problem i ett projekt. Alla former av bristande kommunikation minskar hastigheten och motivationen i ett projekt. Exempel:
- Teammedarbetare som inte känner att han/hon utnyttjar sina förmågor i de tilldelade uppgifterna.
- En säljare som har översålt och försöker dölja det.
- En kund som inte är intresserad av projektet.
- En kund som är för intresserad av projektet.
- En VD, projektledare eller liknande som inte förstår detaljerna i projektet och blandar sig i onödan.
- En projektstyrgrupp som inte tar ansvar, utan bara pekar finger.
- En konfliktvillig projektledare.
Traditionellt är rekommendationen för att skapa bra kommunikation:
- Identifiering av intressenter
Det första steget i att skapa en kommunikationsplan är att identifiera alla intressenter som är involverade i projektet. Detta inkluderar projektteammedlemmar, sponsorer, kunder, leverantörer och andra nyckelpersoner eller grupper som har ett egenintresse i projektet. - Kommunikationsmål
Definiera tydligt målen för din projektkommunikationsplan. Vad vill du uppnå genom kommunikation? Är det för att ge uppdateringar, samla feedback, lösa problem eller bygga relationer med intressenter? - Kommunikationskanaler
Bestäm de mest effektiva kommunikationskanalerna för att nå dina intressenter. Detta kan inkludera e-post, möten, projektledningsverktyg, samarbetsplattformar eller andra metoder baserade på din publiks preferenser och behov. - Frekvens och timing
Upprätta ett kommunikationsschema som beskriver när och hur ofta du kommer att kommunicera med intressenter. Regelbundna uppdateringar och snabb kommunikation kan hjälpa till att hålla alla informerade och engagerade under hela projektet. - Meddelandekonsistens
Se till att dina projektbudskap är konsekventa över alla kommunikationskanaler. Detta hjälper till att undvika förvirring och säkerställa att intressenter får korrekt och uppdaterad information. - Återkopplingsmekanismer
Skapa möjligheter för intressenter att ge feedback och ställa frågor. Detta kan hjälpa till att hantera problem, lösa problem och förbättra den övergripande projektkommunikationen. - Kriskommunikationsplan
Utveckla en plan för att hantera oväntade problem eller kriser som kan uppstå under projektets gång. Detta inkluderar identifiering av viktiga talespersoner, kommunikationsprotokoll och eskaleringsprocedurer. - Utvärdering och förbättring
Utvärdera regelbundet effektiviteten av din projektkommunikationsplan och strategi. Samla in feedback från intressenter och gör justeringar efter behov för att förbättra kommunikationsprocesserna.
Ovanstående är en bra metod, men också ett mycket tekniskt förhållningssätt – den mänskliga faktorn saknas. Vi skulle rekommendera att lägga till lite till metoden.
Ur kommunikationssynpunkt är ett projekt en vision som kom överens mellan kund och försäljning. Det förs vidare till projektledaren som fördelar uppgifter till projektgruppen. Projektet levereras tillbaka till kund och försäljning, där slutresultatet ska ge positiv respons från både interna (sälj) och externa (kund) intressenter.
Om Sales har sålt visionen till kunden kan kommunikationen bli annorlunda än om det är kunden själv som har kommit med visionen. I det första fallet är kunden inte 100 % tydlig i förhållande till visionen och kanske inte 100 % motiverad. I det andra fallet vet kunden vad som ska levereras och är mer motiverad. Som projektledare måste du vara medveten om kundens och Säljarens (eller interna kontakter) engagemang för projektet.
Luckor
En projektledare är vanligtvis involverad i projektet antingen i den inledande fasen, där projektet definieras med kunden, eller i planeringsfasen, där specifikationer är överenskomna.
Oavsett så är projektledarens första uppgift att reda ut alla luckor i projektet. I relation till kommunikation görs detta för att förhindra missförstånd och framtida konflikter. En lucka är något som företaget inte kan lösa, en okänd faktor eller något som kan förstås på flera olika sätt. Många gånger kan man hitta luckor i de små detaljerna som man annars upplever som lätta och självklara.
Ett exempel är att en kund vill ha en logotyp med röda bokstäver på gul bakgrund. Kunden har angett färgkoderna i CMYX men logotypen ska vara målad så färgkoden ska konverteras till RAL. Bara detta kan vara en framtida konflikt. Även om en överenskommelse träffats om RAL-koden kan det uppstå en potentiell konflikt, eftersom färg på olika ytor ger olika resultat och olika satsproduktioner av färgpulver har avvikelser i färg.
Genom att identifiera så många luckor som möjligt har du skapat en bra grund för din kommunikationsplan. Det är luckor som skapar missförstånd och konflikter. I luckor kan inte klargöras vid projektstart, då vet projektledaren vad han/hon måste vara extra uppmärksam på i relation till kommunikation senare. Projektledaren kan tydliggöra vilka intressenterna är och vilken roll de har och involvera parterna när luckan ska lösas.
När det gäller logotypen är det inte nödvändigtvis kundens primära kontakt som är intresserad. Det kan vara Marketing som godkänner logotypen. Den person i projektgruppen som ska utföra uppdraget kan vara en annan intressent som projektledaren måste känna till. Personen kan uppfatta uppgiften som meningslös eftersom han/hon vet att UV-ljus snabbt kommer att ljusna upp färger, varför de exakta färgerna faktiskt har mindre värde än vad kunden tillskriver dem. Detta är en fråga som en projektledare måste ta itu med.
Det kommer att finnas uppgifter som teamet är mindre motiverade att utföra och som projektledare måste du vara medveten om vilka uppgifter det är. Var medveten om att de genomförs och förklara varför de är viktiga.
Val av projektgrupp
När projektledaren har gjort upp en plan för hantering av luckor ska ett team väljas till projektet. Ibland väljs teamet i förväg – ibland har projektledaren inflytande på lagvalet.
Om du som projektledare har inflytande över valet, så är det inte nödvändigtvis rätt val att välja företagets bästa medarbetare eller de personer du gillar bäst. Teamet måste väljas på grundval av de färdigheter som krävs för att slutföra projektet. Färdigheterna kan bestämmas av t.ex. att använda en projektmodellmetod.
En kompetensmatris, som projektmodellmetoden ger, kommer att visa vilka medarbetare som besitter vilken kompetens och vilken kompetens de saknar. Teamet kan väljas så att vissa teammedlemmar har alla färdigheter och vissa saknar vissa färdigheter.
Kompetensmatrisen hjälper projektledaren. I början av projektet vet chefen vilka gruppmedlemmar som ska ägnas särskild uppmärksamhet. Projektledaren kan utarbeta en plan för hur kommunikationen med de enskilda teammedlemmarna ska vara.
Idag har många projekt gruppmedlemmar från flera regioner eller nationer. Det finns kulturella skillnader i hur man tilltalar varandra – med förnamn eller titel och efternamn. Skillnader i hur man samarbetar, hur man kommunicerar etc. I den här typen av projekt måste projektledaren känna till eller lära sig skillnaderna och införliva dem i det dagliga arbetet. Skillnaderna bör respekteras och inkorporeras i projektet så gott det går.
Utförande och övervakning
Med en plan för hantering av luckor och överblick över teamets kompetenser har projektledaren en bra utgångspunkt för när projektutförandet startas.
Projektet består av ett antal uppgifter som var och en är eller måste definieras och implementeras under utförandeprocessen. Vid utförandet av uppgifterna är det i relation till kommunikationen viktigt att rollerna är tydliga. Vem ska utföra uppgifter, vem bestämmer hur uppgifterna ska utföras och vem som godkänt respektive uppgift.
Om en uppgiftsspecifikation är tydlig och definierad så är det teammedlemmen som utför uppgiften som bestämmer hur en uppgift ska lösas. Det är projektledarens ansvar att se till att teammedlemmen har kompetens och medel för att utföra uppgiften. Projektledaren eller andra intressenter blir operativa och hjälper till att lösa en uppgift. Det kan göra att teammedlemmen tappar motivationen. Varför arbetar jag med en uppgift som andra stör?
Vill man ha ett bra resultat för projektet så ska roller respekteras.
Projektledaren kan mycket väl ha flera roller i ett projekt, t.ex. du kan vara både projektledare och utvecklare och ha egna uppgifter i projektet. Det kan vara en risk om projektledaren fördjupar sig för mycket i den ena rollen och har för lite fokus på den andra rollen. Risken för att intressenter lägger sig i onödan i andras roller är generellt sett störst i utförandeprocessen.
Det är nödvändigt för olika intressenter att kommunicera med varandra i genomförandeprocessen, men detta ska ske i enlighet med projektets mål. Det innebär att beslut inte kan fattas utan att projektledaren informeras.
Även om projektledaren kan kontrollera luckorna och hantera kommunikationen kommer misstag och missförstånd uppstå under ett projekt. Misstag och missförstånd hjälper till att driva projektet framåt. Du upptäcker vilka återvändsgränder som finns i projektet. Samtidigt kan misstag öka konflikter – personangrepp kan förekomma och vissa intressenter tar inget ansvar. Projektledaren måste vara särskilt uppmärksam på sådana situationer och få dem åtgärdade så snart som möjligt.
När gruppmedlemmar gör misstag kan du välja din kommunikation på många sätt. "Håll käften, du är dum idiot" eller "bra att vi hittade den buggen innan projektet lanserades". Tilltala andra som du skulle vilja bli tilltalad när du gör misstag.
Projektledaren ska övervaka och kontrollera projektet. Speciellt i utförandeprocessen kommer det att uppstå störningar och störningar från intressenter, vilket projektledaren ska hantera. Det är inte alla strider som projektledaren kommer att vinna när det gäller störningar. Precis som när du uppfostrar dina barn måste projektledaren välja sina strider – bara välja de strider som kan vinnas.
I strider som inte kan vinnas kommer det att vara fördelaktigt att använda loggar för ändringsbegäran.
Ändringsförfrågningar hjälper till att visa när ändringar inträffade, vem som gjorde dem och varför. De kan vara ett verktyg när projektet utvärderas. Och de visar att projektledaren är seriös och bidrar till att ge projektledaren en bättre bedömning – även vid dåliga projekt.
Sammanfattning
Sammanfattningsvis är en väldefinierad projektkommunikationsplan och -strategi avgörande för att säkerställa att alla intressenter är informerade, engagerade och samordnade under hela projektet. Genom att följa dessa nyckelprinciper och bästa praxis kan projektledare förbättra kommunikationseffektiviteten, bygga starkare relationer med intressenter och i slutändan öka sannolikheten för projektframgång.
Det kan vara svårt som projektledare att hantera konflikter – oavsett om de är professionella eller personliga. Men det är nödvändigt och kommunikationen kan vara konstruktiv även om svåra konflikter diskuteras.
Om du vill skapa en bra kommunikationsplan för ett projekt är följande punkter viktiga:
- Skapa en överblick över luckor.
Vilka är intressenter, när och hur kan de förtydligas. - Kompetensmatris för team.
Förbered en matris som visar teamets kompetenser och ha en plan för eventuell brist på kompetens. - Respektera rollfördelningen.
Lita på projektgruppen – låt dem lösa uppgifterna inom ramen för uppgifterna. - Tilltala andra som du vill bli tilltalad.
Tala vänligt och artigt. - Konflikter
Ingrip omedelbart när konflikter uppstår. - Erkänn när du inte kan vinna en match och hantera dem så bra som möjligt.