WBS och Mind Mapping - planering av resurser, tid och ekonomi

En utmaning med WBS och Mind Mapping är att projektets övergripande idé kan gå förlorad i detaljerna. Om projektets koncept förändras under vägen kan det vara svårt att få översikt över konsekvenserna av dessa förändringar. Agila metoder som Scrum, Kanban, PERT och CPM har samma nackdel, eftersom de ofta fokuserar på mindre delar av projektet, vilket kan göra det svårare att se helheten.

I många projekt sker förändringar under vägen som ett resultat av input från intressenter. Vissa intressenter tänker på en övergripande konceptnivå, medan andra fokuserar på detaljer. Projektledaren måste översätta dessa förändringar från koncept till detaljer och säkerställa att de olika nivåerna hänger ihop. Här är det viktigt att projektledaren behåller översikten över projektet och förstår hur konceptet bryts ner i detaljer.

WBS och Mind Mapping har begränsad flexibilitet och visar inte tydligt beroendena mellan uppgifterna. Därför kan det bli tidskrävande att uppdatera projektet vid förändringar, och det finns en risk att viktiga detaljer förbises, vilket kan leda till fel och ökat tidsåtgång.

Om vi föreställer oss ett projekt där man ska bygga en bil, kan en förändring i bilens utseende verka liten, men den kan få stora konsekvenser för själva bilens konstruktion. Om projektledaren kan visa dessa konsekvenser för designern är det större sannolikhet att designern justerar sina förändringar, snarare än om projektledaren bara nämner några övergripande påverkan.

Proglar Project Modeling - ännu enklare planering

En metod för att skapa en enklare överblick över ett projekts koncept, samtidigt som man kan bryta ner projektet i hanterbara delar, är att använda Proglar Project Modeling.

Vid projektets start kan ett projekt beskrivas som en modell av den verklighet man vill skapa. En modell är en förenklad representation av verkligheten som används för att förstå, analysera och förutsäga aspekter av ett system eller en process. Huvudsyftet är att förenkla projektets komplexa sammansättning och beroenden, samt att ge projektteamet en förståelse för hur projektet ska byggas upp.

En projektmodell kan bestå av flera undermodeller, som var och en beskriver mindre delar av projektet. Varje modell kan beskrivas utifrån tre huvudkomponenter:

• Egenskaper: För en fysisk objekt kan detta vara konstanta värden som höjd, bredd, vikt, färg, material osv. Om det är ett IT-system kan det vara konstanta värden som text, siffror osv.
• Aktioner: En beskrivning av de handlingar som modellen utför. Till exempel kan en robotarm röra sig i tre dimensioner, eller ett IT-system kan vara designat för att utföra beräkningar.
• Beroenden: Andra modeller som krävs för att denna modell ska fungera.

Ett exempel på en modell kan vara en hybridbilens motor.

Figuren visar en modell av en HEV-motor, där förbränningsmotorn och elmotorerna är mekaniskt kopplade, och det finns en generator mellan de två motorerna. Modellen består av flera undermodeller, som exempelvis "Generator" eller "Transmission". Fördelen med modellen är att vi bryter ner projektets koncept i mindre, överskådliga modeller. Varje modell kan sedan brytas ner ytterligare tills vi kan bedöma uppgifter, tid och ekonomi.

För varje undermodell beskrivs egenskaper, åtgärder och beroenden. Detta gör att uppgifterna för varje modell kan definieras. Till exempel kommer en "Power Converter" att ha egenskaper som frekvens, effekt, in/utspänning. Åtgärden kommer att vara konvertering av elektricitet från DC till AC, och beroendemodellen kan vara "Battery".

"Power Converter" kan brytas ner i mindre modeller:

Fördelen med Proglar Project Modeling är att man under hela projektets gång kan bryta ner projektet i mindre delar samtidigt som man behåller den övergripande modellen. I projektets initiala fas kan modellen beskrivas som en "Power Converter", och när man går vidare med uppgiften kan den brytas ner i mindre delar, som visas i figuren. Varje del kommer att representera en eller flera deluppgifter.

En deluppgift kan vara att designa modellens egenskaper eller designa en eller flera åtgärder för modellen. För varje modell kommer det att vara tydligt hur modellen fungerar i relation till hela projektet, då modellen visar vilka andra modeller den är beroende av.

Ändringar i projektet kan lättare implementeras när undermodellerna under hela projektets gång uppdateras och bryts ner. Konsekvenserna av ändringar i t.ex. en motordel kan läsas av i Proglar Project Modeling, vilket minskar tidsåtgången och risken för fel om det blir nödvändigt att göra ändringar.

Proglar Project Modeling gör det enklare att bedöma vilka kompetenser som krävs för varje uppgift. Det gör det möjligt att tilldela uppgifter till teammedlemmar om deras kompetenser är kända. Genom att använda Proglar bygger man samtidigt upp kunskap om teamets kompetenser. Varje gång en användare tilldelas en uppgift registreras detta i systemet. Systemet kan sedan visa en kompetensmatris, vilket hjälper projektledaren att fördela uppgifter. Projektledaren kommer att veta när teamet har rätt kompetenser och när det är nödvändigt att säkerställa att kompetenserna uppdateras.

Proglar Project Modeling gör det också möjligt att registrera vem i projektet som har inflytande och intresse för en undermodell. Om det uppstår önskemål om ändringar i ett projekt som involverar en specifik undermodell, kommer projektledaren att veta vilka intressenter som behöver involveras. Detta säkerställer att ändringarna genomförs i samarbete med de relevanta parterna och hindrar att parter med mindre inflytande men större intresse leder projektet i en riktning som inte är fördelaktig för projektet.

Sammanfattning

Det finns många fördelar med att använda Proglar Project Modeling. Våra erfarenheter visar att det sparar mycket tid i projektet och att man undviker många misstag genom att kontinuerligt uppdatera projektmodellen under hela projektets gång. Metoden ger en överskådlighet i projektet där beroenden och funktionaliteten hos varje undermodell är tydlig.

Uppgiftsfördelningen blir enklare då kompetenserna beskrivs vid modellen. På samma sätt blir det tydligt vem som har intresse och inflytande på en specifik deluppgift. Detta gör att ändringar kan genomföras effektivt, och alla relevanta intressenter involveras, vilket säkerställer att ändringarna implementeras i enlighet med de rätta personerna.