Prosjektstyringsverktøy – få de beste resultatene

Tidsbruk og prosjektkostnader

Den optimale tidsbruken i et prosjekt er lik budsjettet. Ikke mindre, ikke mer. Grunnen til at et prosjekt som presterer bedre enn budsjettert ikke er bedre enn et som presterer til budsjett, er at prognoser for tidsforbruk og økonomi får konsekvenser for bedriftens resultater.

Prosjekter planlegges med en viss margin i forhold til økonomi og tidsforbruk, men jo mindre margin, jo mindre penger sløses med i forhold til omdisponering av økonomi og ressurser.

Dersom en bedrift i snitt har 10 prosjekter på gang per uke, som hver har avsatt 500 timer, så vil for høye tidsanslag i verste fall føre til at det ikke er arbeid for prosjektgruppen på noen uker. Anslag som er for lave vil resultere i uker med behov for å hente inn eksterne ressurser. Begge senarioene har negative økonomiske konsekvenser for selskapet. Dette er grunnen til at et tidsestimat så nær det reelle forbruket er optimalt.

Hvis den økonomiske prognosen er under budsjett, er den tilsynelatende positiv. Likeledes er en prognose over budsjett negativ. I praksis er begge deler ikke til selskapets beste. Salgsorganisasjonen beregner sin dekningsgrad basert på ulike parametere, inkludert den økonomiske prognosen for prosjektet. Jo mer nøyaktig budsjettet er, desto bedre kan salgsorganisasjonen forutsi riktig pris og dermed øke konkurranseevnen. Og økt konkurranseevne resulterer i flere prosjekter, slik at selskapet kan vokse organisk.

Vurdering av prosjektets sluttresultat

Den siste delen av en prosjektleders KPIer er vurdering av sluttresultatet. Dette vil alltid være en subjektiv vurdering.

Vurderingen kan deles inn i

• Den interne vurderingen
• Kundens vurdering
• Juridiske krav

Alle 3 vurderingene skal helst være positive.

Et prosjekt er en organisk enhet som utvikler seg etter hvert som prosjektet går fremover. Både prosjektteamet og kunden får større innsikt i prosjektet over tid. Denne større innsikten kan løse seg i endringer i prosjektomfanget underveis. De tingene som ble ansett som viktige i startfasen av prosjektet kan vise seg å være mindre viktige og det kan bli nødvendig å legge til nye krav eller endringer i eksisterende krav. Akkurat som lovkrav og markedsbevegelser kan endre omfanget av prosjektet.

Av disse grunner vil ikke et prosjektresultat som oppfyller kravene i prosjektets startfase nødvendigvis bli vurdert som positivt.

En viktig faktor er å matche kundens forventning med det selskapet har lovet. Kunden kan ha en forventning om å få et produkt/tjeneste hvis kvalitet ikke stemmer overens med prosjektets økonomi.

Standardeksemplet er å kjøpe en bil. Kunden vil ha ny bil, selgeren er veltalende og gir inntrykk av at kunden kjøper en Audi, mens det i realiteten er en Suzuki. Dette gir problemer i forhold til kundens forventninger og bedriftens evne til å leve opp til forventningene.

For å oppnå en positiv vurdering fra alle parter må alle gaps i forhold til kundens forventninger til prosjektet avklares. Gaps skal identifiseres og det skal lages en kommunikasjonsplan. Planen følges fortløpende opp underveis i prosjektet. Sannsynligheten for en god vurdering av prosjektet vil øke og selv dårlige prosjekter kan få en god vurdering.

Hvordan oppnår prosjektleder det gode resultatet

For å få gode resultater med et prosjekt må prosjektleder utarbeide en prosjektplan, hvor tidsplan og økonomi følges og en positiv vurdering fra alle parter skal oppnås. Samtidig vet prosjektlederen at prosjektet trolig vil endre seg underveis, noe som påvirker de 3 faktorene.

Prosjektstyringsverktøy kan hjelpe prosjektlederen med å oppnå resultater hvis verktøyene er fleksible og tilpasningsdyktige og passer alle prosjektgruppens behov. Prosjektverktøyene skal tilpasses virksomhetens prosjektarbeidsmetoder og hjelpe prosjektleder og teamet gjennom hele prosjektet.

Verktøy for prosjektledelse

Formålet med prosjektstyringsverktøy er å hjelpe lederen og teamet gjennom hele prosjektprosessen. Prosjektstyringsverktøyene skal sikre at prosjektet følger retningslinjene i virksomheten og gi en oversikt over prosjektet til enhver tid.

Ideelt sett gir prosjektstyringsverktøyet en beskrivelse av selskapets beslutningsstruktur og retningslinjer for utvikling av prosjekter. Den viser hvem som generelt godkjenner prosjekter, hvem som er med i hver av prosjektenes styringsgrupper og hvem som er i prosjektenes team.

Verktøyet gir brukertillatelser for tilpasset design og hjelper brukere med å få innsikt i prosjektet. Det gjør prosjektlederen i stand til å handle proaktivt for å sikre fremdriften i prosjektet. I Proglar prosjektstyringsverktøy kan prosjektfaser tilpasses av selskapet selv. Et eksempel på hvordan prosjektfasene for et prosjekt kan være i Proglar, er beskrevet nedenfor.

Prosjektfaser – et eksempel

Et prosjekt har en livssyklus som kan deles inn i faser. Mange bedrifter har egne definisjoner av faser. Fasene kan beskrives som:

• Konsept og ide
• Planlegging
• Utførelse / overvåking
• Levering og stenging

Konsept og ide fase

I konsept og ide fasen vurderes verdien av prosjektet. Forretningsmål, prosjektforutsetninger, forutsetninger, begrensninger og utelukkelser er skrevet i et prosjektomfang. Business case for prosjektet er utarbeidet.

I denne fasen aksepterer kunden forutsetninger og definisjoner for leveranser, samt stiller opp eventuelle krav i forhold til tidsfrister for leveranser.

Dersom det vurderes av bedriften og kunden at prosjektet er levedyktig, flyttes prosjektet til neste prosjektfase: Planlegging.

Planleggingsfasen

I planleggingsfasen behandles prosjektomfanget og det utarbeides en detaljert plan for prosjektet. Prosjektleder utarbeider en kommunikasjonsplan for interessenter og teamet velges.

Når prosjektet går fra omfang til detaljplan, er det en risiko for at forutsetninger, forutsetninger, begrensninger og utelukkelser ikke overføres til de enkelte oppgavene i planen. Koblingen fra omfang til oppgavedefinisjon blir noen ganger oversett.

Ved å bruke et prosjektstyringsverktøy som Proglar kan du inkorporere alle detaljer fra omfanget i en prosjektmodell som kan overføres til alle oppgavene. Proglar-prosjektmodellen består av en rekke undermodeller. Delmodellene utgjør det komplette prosjektet. Modelltilnærmingen gir en oversikt over begrensninger og minimerer feilprosenten i prosjektet.

Modellene kan automatisk overføres til en prosjektplan som inneholder oppgavene prosjektet krever. Når det skjer endringer i prosjektet, endres prosjektmodellen og det vil være tydelig hvordan det påvirker de enkelte oppgavene. Det vil være tydelig hvilke oppgaver som må omarbeides og gjennomgås på nytt, noe som igjen minimerer feilsøking.

For å velge de rette personene til prosjektteamet, må prosjektleder vurdere hvilke ferdigheter teamet må inneha. I prosjektstyringsverktøyet Proglar er det mulig å sette inn ferdigheter for hver delmodell. Prosjektleder får dermed raskt og enkelt oversikt over kompetansen som teamet må ha. Dette gir lederen en bedre mulighet til å velge riktig lag.

Les mer om kompetensmatris

Proglar tilbyr også en ferdighetsmatrise for brukere, og matrisen oppdateres automatisk hver gang en bruker tilegner seg en ny ferdighet.

Utførelse / overvåkingsfase

I noen tilfeller er denne fasen delt inn i to faser: utførelsesfase og overvåkingsfase. I praksis er utførelse og overvåking parallelle faser. Av denne grunn er det én fase her.

I denne fasen utfører teamet alle prosjektoppgavene og prosjektleder overvåker prosjektets fremdrift.

En oppgave kan beskrives ved: hva som må gjøres, hvem som må gjøre det, hvor lang tid det tar og hvordan det er verifisert. Oppgaven har en statusprogresjon som: Planlagt, Åpen, Pågår, Test og Fullført.

I prosjektstyringsverktøyet Prosjektstyringsverktøy Proglar kan statusprosessen defineres av bedriften selv, slik at prosessen samsvarer med bedriftens prosesser. Ulike typer oppgaver som utvikling og kvalitet kan ha ulik statusprogresjon som matcher oppgaven.

Levering og avslutningsfase

Når alle oppgaver er gjennomført og godkjent er prosjektet klart for endelig levering og kunden godkjenner levering. Prosjektet kan da fullføres.

Prosjektledelsesmetoder

Det finnes mange forskjellige prosjektledelsesmetoder. Hver metode har sine prosesser og arbeidsmetoder. Du kan ikke si at den ene prosjektstyringsmetoden er bedre enn den andre, de har hver sine fordeler og funksjoner.

Noen eksempler på prosjektledelsesmetoder kan nevnes

Waterfall

Waterfall er designet for programvareutvikling og er en tradisjonell styring av prosjekter. Metoden består av en rekke faser, hvor hver fase gjennomføres før neste fase settes i gang. Fasene er Spesifikasjon, Design, Implementering, Verifikasjon og Vedlikehold.

Critical Path (CPM)

Med Critical Path-metoden fokuserer du på hva den lengste rekken av avhengige oppgaver er. Det er disse oppgavene som avgjør hvor lenge prosjektet skal vare.

CPM hjelper med å definere milepæler og tidsfrister. Hensikten med metoden er først og fremst å gi en så nøyaktig tidsplan som mulig.

Critical Chain (CMM)

Critial Chain-metoden fokuserer på prosjektets forsyningskjede og ligner på CPM, hvor man kun fokuserer på ressurser. Ressurser kan være både team, utstyr og innkjøpte komponenter.

Agile Metode

Agile prosjektledelsesmetode benytter en iterativ prosess, hvor hensikten er å tilpasse prosjektet til et raskt skiftende marked. Metoden er anvendelig for prosjekter hvor spesifikasjonen ikke er ferdig utarbeidet fra starten.

Med denne metoden gjennomfører du et prosjekt i flere mindre iterative prosesser.

I agile prosjekter jobber du med mindre deler av prosjekter. Det foretrekkes at delene som pågår er uavhengige av andre deler som pågår samtidig.

Scrum

Scrum er en variant av den smidige prosjektledelsesmetoden. Det jobbes i mindre selvstyrte grupper som jobber i sprint. Sprint er korte utviklingsprosesser der prosjektgruppen gjennomfører mindre deler av prosjektet.

Scrum-team er selvstyrende og har en teamleder i form av en scrum-master som sørger for at prosjektteamet skyver prosjektet fremover. En scrum master-rolle er ikke en prosjektleder, men vil typisk referere til ham/henne.

Prince2

Prince2-metoden er prosessbasert, hvor de viktigste er 7 temaer: business case, organisering, kvalitet, risiko, endringer, planlegging og fremdrift av prosjektet.

Business casen følger prosjektet hele veien gjennom prosjektets faser og oppdateres fortløpende.

Organisasjonsstrukturen består av veldefinerte roller som sikrer at prosjektets deltakere har rett myndighet og ansvar for å gjennomføre prosjektet.

Metoden hjelper bedriften til å sikre at prosjektet gir de fordelene bedriften ønsker.

Extreme Programming (XPM)

Extreme Programming er en smidig metode som er utviklet for programvareprosjekter der prosjektgruppen er svært fleksibel. Innenfor XPM bruker du f.eks. brukerhistorier for å sikre fremdrift i prosjektet.

Brukerhistorier er utarbeidet av interessentene og er enkle beskrivelser i form av som en ____ jeg ønsker å kunne __________ slik at ______________ eller lignende enkel form.

User stories samler alle krav og krav som interessentene har og konverterer dem til epos (mange brukerhistorier i samme kategori), som kan danne spesifikasjoner for en sprint der delprosjektet (epos) gjennomføres.

Metoden kan være velegnet til projekter, hvor man ønsker at optimere kundeoplevelsen.

Andre prosjektledelsesmetoder

Det er andre prosjektstyringsverktøy som ikke dekkes her. For eksempel Six Sigma som er beregnet på kvalitet, LEAN som retter seg mot produksjon eller PRiSM, som bl.a. omhandler sosiale og miljømessige aspekter.

Administrering av endringsforespørsel

Dokumentering av endringsforespørsler er et viktig, men ofte oversett aspekt ved prosjektledelse.

Endringsforespørsler er endringer eller tillegg som skjer i løpet av et prosjekt. De er årsaken til at prosjektomfanget endres og dermed tidsplanen og kostnadsforventningene endres.

En endringsforespørsel kan defineres som: hvem ønsker den, hvorfor, når og hva oppnås med endringen. Når prosjektleder dokumenterer endringer, kan leder kommunisere endringer til de rette interessentene. Ved tvister mellom interessenter kan leder presentere en historikk over endringer som har skjedd i løpet av prosjektet. Historien er fakta og hjelper lederen til å holde fokus på prosjektet i stedet for å løse konflikter.

Endringsforespørselsdokumentasjon sammen med en kommunikasjonsplan er en vesentlig faktor for å oppnå et godt sluttresultat for prosjektet.

Hva er riktig prosjektledelsesmetode?

Som sådan er det ingen riktig metode. Både den tradisjonelle metoden og den smidige metoden har positive og negative sider. Med en tradisjonell fremdriftsmetode, hvor hver fase fullføres før neste fase, kan prosjektet trekke utover fordi en fase tar for lang tid. Med den smidige metoden kan den iterative metoden resultere i at du må gå tilbake til oppgaver flere ganger, fordi prosjektprosessen forårsaker uventede feil i tidligere oppgaver eller krever oppdateringer på grunn av spesifikasjonsendringer.

I dag er de fleste prosjekter smidige av natur, fordi time-to-market er en større konkurranseparameter enn tidligere. For eksempel har design og bygging av et hus blitt en smidig prosess. Kunden er med i prosjekteringsfasen og kan bestemme planløsningen med tanke på veggenes plassering, utformingen av dørene etc. Vegger, dører og vinduer kan produseres samtidig som fundamentering utføres. Prosessene er uavhengige av hverandre.

Selv om husprosjektet er smidig av natur, kan deler av prosjektet gjennomføres etter tradisjonelle prinsipper. Veggene kan ikke settes opp før fundament er støpt, taket må etableres etter at veggene er satt opp. Det kan være en fordel for et husprosjekt å være en hybrid av ulike prosjektmetoder – avhengig av hvilken del av prosjektet og hvilken fase som behandles.

Det er opp til deg å velge en prosjektstyringsmetode som sikrer at prosjektet gjennomføres så raskt som mulig, til ønsket kvalitet og ellers oppfyller kravene som er stilt. Derfor kan det være fordelaktig å tilpasse prosjektstyringsmetoden til bedriftens prosesser, da dette som regel fører til de beste resultatene.

Med Proglar kan du tilpasse din prosjektledelsesmetode til din bedrifts prosesser. Og det er til og med mulig å tilpasse de enkelte oppgavene til dine prosesser. En utvikler bruker en annen statusflyt enn en kjøper gjør, siden prosessene deres ikke er de samme. Ved å tilpasse oppgaver til prosesser hjelper det prosjektleder å skape en mer presis oversikt over prosjektets status.

Kunstig intelligens (AI) i prosjektledelse

Bruk av kunstig intelligens i prosjektene dine kan hjelpe deg med å forbedre ytelsen. Bruk av kunstig intelligens og andre teknologiske innovasjoner til prosjektledelse kan forbedre suksessforholdet til prosjekter.

Noen fordeler:

• Overvåking av prosjektfremdrift
• Overvåking av samsvar for prosesser og retningslinjer
• Automatisert utarbeidelse og distribusjon av prosjektrapporter
• Automatisering av prosesser

Prosjektmaler

En bedrift har ofte prosjekter av samme art. Et eksempel er en bedrift som produserer transportbånd. Selskapets prosjekter består av moduler eller modeller som bygges sammen og prosesser i form av testing, CE- eller UL-godkjenning etc. og er like eller tilsvarende fra prosjekt til prosjekt.

Det er nyttig å bruke en prosjektmal, der malen inneholder prosessene og modulene som gjenbrukes fra prosjekt til prosjekt. Malen sikrer at prosjektteamet kommer gjennom nødvendige og rutinemessige prosesser og ikke omutvikler modeller som allerede er tilgjengelige i bedriften.

Det er også en fordel om bedriften har kontroll på modellene som gjenbrukes fra prosjekt til prosjekt. Dersom det er endringer i modellene vil du kunne søke i tidligere prosjekter og finne prosjektene hvor modeller inngår. Det hjelper både i forhold til eventuelle kundeklager og ved mersalg.

Med Proglar kan du lage tilpassede maler og modeller som kan gjenbrukes i flere prosjekter. Samtidig sikrer brukertillatelser at kun brukere med rett ansvar kan gjøre endringer på modellene.

Hva er god prosjektledelse

Uansett hvilken prosjektledelsesmetode du velger, er det noen oppmerksomhetspunkter som alltid hjelper prosjektlederen til å sikre et akseptabelt resultat for prosjektet. Vi skriver akseptabelt fordi ganske mange prosjekter ikke fullføres eller avsluttes med ønsket mål. Det er mange årsaker til dette, og det er ikke sikkert prosjektleder har innflytelse på årsakene.

Dersom du som prosjektleder følger nedenstående er det en sannsynlighet for at du oppnår gode resultater.

• Prosjektomfang / kravspesifikasjon
  Sjekk at prosjektet til enhver tid følger prosjektkravspesifikasjonen. Oppdater omfanget ved behov.
• Prosjektkostnader
  Sjekk kostnadene fortløpende og rapporter tilbake til organisasjonen. Dette sikrer at organisasjonen er kjent med utviklingen og vet årsakene til endringer. Interessenter har mulighet til å svare når de blir informert.
• Interessenter
  Kjenn prosjektets interessenter og sørg for at de til enhver tid har nødvendig informasjon. Hver interessent er forskjellig og ønsker informasjon på forskjellige måter. De vil ikke være over- eller underinformert. Bli kjent med interessentene og lag en kommunikasjonsplan.
• Prosjektteam
  Hvis du har mulighet, velg det teamet som passer best til oppgavene i prosjektet. Fortløpende følge opp laget.
• Prosjektledelsesmetode
  Dersom organisasjonen har en prosedyre for prosjektledelse, skal denne følges. Ellers kan du som prosjektleder velge den prosjektstyringsmetoden som passer best for prosjektet og deg.
• Automatisering og verktøy
  Velg et prosjektstyringsverktøy som støtter prosjektets team i å utføre rutineoppgavene – overvåking, oppgavehåndtering, feilrapportering, endringsforespørsler etc. For standardprosjekter kan det være fordelaktig å utvikle en prosjektmal som er tilpasset den spesifikke prosjekttypen .