Hva er prosjektrisikostyring?
Prosjektrisikostyring er den systematiske prosessen med å identifisere, vurdere, prioritere og reagere på potensielle trusler og muligheter som kan påvirke et prosjekts mål.
Som Henning Christiansen argumenterer i Project Management: The Red Pill, dekker tradisjonelle rammeverk bare harde risikoer. Det er en annen kategori: de myke risikoene som stammer fra menneskelig natur og politisk dynamikk.
Feil, problemer og risikoer: hvorfor skillet er viktig
Ikke alle problemer er den samme typen problem. Christiansen trekker et skarpt skille mellom tre kategorier:
Harde og myke risikoer: de to dimensjonene
Christiansens viktigste bidrag til risikostyring er hans insistering på at problemløsning må operere på to spor samtidig: hard problemløsning og myk interessentstyring.
Harde risikoer — den tekniske dimensjonen
Harde risikoer er de som lever i risikoregistre: tidsplanforsinkelse, budsjettoverskridelse, tekniske avhengigheter, leverandørsvikt. De styres gjennom strukturerte prosesser.
Myke risikoer — den menneskelige dimensjonen
Myke risikoer er de fleste rammeverk nesten ikke nevner: politisk manøvrering, skyldforskyving, skjulte agendaer og bevisst utnyttelse av problemer av enkeltpersoner.
"Feil, problemer og risikoer er muligheter for Kameleoner og Haner til å spille Monkey Poker. Prosjektlederen løser ikke bare tekniske problemer. Lederen må også være årvåken overfor myke risikoer som politisk manøvrering og skjulte agendaer."
— Henning Christiansen, Project Management: The Red Pill
Når Kameleoner eller Haner vil tvinge en endring gjennom, eskalerer de kunstig — skaper et falskt krisetilstand. 'Vi mister kunden.' Prosjektlederens forsvar: valider påstanden med fakta.
Trinn 1 — Risikoidentifikasjon
Risikoidentifikasjon er grunnlaget for hele risikostyringsprosessen. En risiko som ikke er identifisert kan ikke styres.
Trinn 2 — Risikovurdering: sannsynlighets-/påvirkningsmatrisen
Når risikoer er identifisert, må de vurderes: hvor sannsynlig er det at hver risiko oppstår, og hvor alvorlig ville påvirkningen være? Standardverktøyet er sannsynlighets-/påvirkningsmatrisen.
Politiske og interessentrelaterte risikoer er reelle risikoer og bør scores på den samme matrisen. En Kameleon i en seniorposisjon er en høy-sannsynlighets risiko.
Risikoregisteret: din eneste kilde til sannhet
Et risikoregister er det levende dokumentet som fanger enhver identifisert risiko, dens vurdering, dens eier og planlagt respons. Det oppdateres gjennom hele prosjektets livssyklus.
FMEA og analytiske risikoverktøy
For prosjekter med komplekse tekniske komponenter tilføyer strukturerte analytiske metoder grundighet. FMEA (Failure Modes and Effects Analysis) er et av de mest brukte.
Andre nyttige metoder: Feiltreanalyse, 5 Whys, Fishbone-diagrammet og DRBFM.
Trinn 3 — Risikosvarstrategier
Å identifisere og vurdere en risiko uten å planlegge et svar er administrativt teater. Enhver risiko over 'overvåk'-terskelen trenger en eksplisitt, dokumentert svarstrategi.
Heathrow Terminal 5 åpningsdag (2008)
Heathrow Terminal 5 er et av de mest instruktive risikostyringseksemplene i moderne prosjekthistorie — nettopp fordi det lyktes på de harde parameterne og feilet katastrofalt på de myke.
Terminalen ble levert i tide og innenfor budsjett. Men prosjektteamet undervurderte kraftig kompleksiteten i å gjøre terminalen operativ.
- Operasjonell beredskap ble behandlet som en implementeringsoppgave, ikke et risikodomene
- Personalet ble ikke testet under realistiske lastforhold før åpning
- Bagasjesystemet hadde aldri blitt kjørt i full skala før åpningsdagen
- Ingen hard risikorammeverk kan fange det det ikke er bedt om å se etter
Trinn 4 — Løpende overvåking og kontroll
Risikostyring er ikke en planleggingsfaseaktivitet. Det er en kontinuerlig disiplin som kjører gjennom hele prosjektets livssyklus.
Christiansens prioriteringsramme er klar: ekstern interessentstøy skaper mer forstyrrelse enn intern usikkerhet. Prosjektlederens første prioritet er å stabilisere det eksterne miljøet.
Tidlige varselindikatorer
For hver høy-prioritets risiko, dokumenter spesifikke observerbare indikatorer som signalerer at risikoen blir mer sannsynlig.
Håndtering av myke risikoer: den politiske dimensjonen
Når et problem materialiserer seg, skaper det betingelser som politiske aktører i prosjektet vil forsøke å utnytte. Prosjektlederens respons må operere på to spor samtidig.
Spor 1: Hard problemløsning
Identifiser hvilke deler av prosjektmodellen som er berørt. Vurder omfanget av problemet. Kommuniser status tydelig.
- Fastslå berørte modeller og undermodeller umiddelbart
- Bruk FMEA, 5 Whys eller Feiltreanalyse for å forstå rotårsak
- Definer løsningen tydelig før ekstern kommunikasjon
- Gi teamet plass til å løse problemet uten interessentpress
Spor 2: Myk interessentstyring
Hvis problemet kan løses uten å påvirke eksterne interessenter, håndter det internt. Hvis ikke, kommuniser proaktivt.
- Identifiser hvilke interessenter har en interesse i de berørte komponentene
- Kommuniser proaktivt til berørte interessenter
- Adresser Kameleon og Hane-eskalering med fakta
- Oppretthold scope-frys under problemløsning
Risiko og scope creep: koblingen de fleste rammh2 savner
Scope creep — den gradvise, ukontrollerte utvidelsen av prosjektkrav — er selv en risiko som forsterkes nettopp når prosjekter er under press.
Oppretthold streng kontroll over prosjektomfang under problemløsningsfaser. Motstå ethvert nytt krav til det aktuelle problemet er fullt løst.
Risikostyring i Proglar
Proglars prosjektstyringssystem støtter den to-spors risikostyringsdisiplinen beskrevet i denne artikkelen.
Risikostyring innebygd i hvert prosjekt
Proglar kobler risikoregisteret med prosjektmodellen, tidsregistrering og endringsstyring. Prøv gratis i 30 dager.